Việc chia sẻ với nhau “Nơi làm việc hiện tại đang trong hiện trạng thế nào?” sẽ giúp các thành viên cùng hướng về một phía và tạo ra lực đẩy cho tập thể. 

Hiện tại, nơi làm việc của mọi người đang trong hiện trạng thế nào?

Mục tiêu hướng tới cuối cùng là gì?

Có lẽ khi được hỏi những câu hỏi như thế, không nhiều người có thể trả lời ngay lập tức được.

Tại công xưởng của Toyota thường có các bảng thông báo có tên là “Bảng quản lý” (Bảng quản lý thường nhật).

Trên bảng quản lý, các thông tin về “Năm nhiệm vụ lớn” là các yếu tố cơ bản mà khi quản lý tại công xưởng, những người quản lý của Toyota phải thực hiện triệt để được viết rõ ràng. Năm nhiệm vụ lớn bao gồm:

1. An toàn 

2. Chất lượng 

3. Hiệu quả sản xuất

4. Chi phí

5. Đào tạo nhân viên

Chỉ cần nhìn vào bảng quản lý, tất cả các thông tin về phương hướng của công ty và các bộ phận, từng nhiệm vụ lớn đang được tiến hành thế nào, điểm mạnh, điểm yếu trở nên dễ hiểu. Có nghĩa là sự kết nối đối với phương hướng của công ty (các bộ phận đang hoạt động thế nào theo phương hướng của công ty) trở nên trực quan. Hơn nữa, kết quả công việc của bản thân cũng trở nên rõ ràng.

Nói một cách đơn giản hơn, bảng quản lý chính là công cụ hữa hiệu giúp chúng ta nắm bắt “nơi làm việc của mình đang trong hiện trạng thế nào” .

Bảng quản lý chính là công cụ giao tiếp

Chuyên gia đào tạo Kosho Mokuhara là người đã nói “Bảng quản lý cũng chính là công cụ giao tiếp”.

“Sau cuộc họp báo cáo ở trước bảng, nếu mọi người cùng nhau đi quan sát hiện vật thì cấp trên có thể quay lại và ghi lên bảng các bình luận như ‘Chỗ này đang thế nào rồi?’, ‘Hoá ra cũng có cách nhìn vấn đề như thế này à!’. Khi đã bắt đầu công việc thì thời gian để đối thoại 1:1 rất hạn chế, nên bảng chính là công cụ hữu ích giúp làm trơn tru giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới”.

Thực tế, tại công ty mà chuyên gia đào tạo Mokuhara tư vấn, nhờ việc đưa vào sử dụng bảng quản lý đã giúp họ nâng cao thành quả công việc.

Ví dụ, đối với những vấn đề mãn tính về chất lượng, ngoài những gợi ý giải quyết có thể nhận được từ các thành viên, cũng có những trường hợp nhờ vào sự tồn tại của những chiếc bảng có dán trên đó các dữ liệu, các kết quả mà ý thức “cố gắng không đưa ra những sản phẩm lỗi” của nhân viên được nâng lên, dẫn đến giảm được số lượng sản phẩm lỗi.

Ngoài ra, chiếc bảng trắng còn có một tác dụng nữa là khi khách thăm quan đến từ bộ phận khác sẽ phấn khích khi có thể so sánh cách thực hiện công việc giữa các bên. Mặc dù từ trước đến nay không có sự giao lưu giữa các bộ phận, nhưng từ khi nhìn vào bảng quản lý của bộ phận khác, họ nhận ra được “Hoá ra cách làm ở bộ phận này dễ thực hiện hơn nhiều”.

Vì có rất nhiều người không nắm bắt được trạng thái của chính bộ phận mình, nên phần lớn trường hợp họ cũng không biết ở bộ phận khác mọi người đang làm gì.

Ban đầu, hãy “trực quan hoá” hiện trạng bộ phận của mình xem thế nào. Khi số lượng bảng trong công ty tăng lên, hiện trạng của từng bộ phận và nội dung công việc sẽ trở nên rõ ràng, sự giao tiếp giữa các bộ phận cũng trơn tru hơn.

Không hành động ngay thì không có ý nghĩa

Thực hiện “trực quan hoá” bằng cách sử dụng bảng trắng nếu chỉ đơn thuần dừng lại ở việc đưa ra thông tin thì không nói rằng “đã trực quan hoá” thực sự.

Chuyên gia đào tạo Kenji Nakagami cho biết, “Nếu chiếc bảng không thúc đẩy cho nhân viên hành động, tức là công dụng mới chỉ dừng lại ở việc giúp nhân viên xác nhận thông tin”.

“Theo ý kiến cá nhân tôi, chữ ‘hoá’ trong ‘trực quan hoá’ có nghĩa là tạo ra cơ hội để thay đổi. Nếu thông tin không tạo ra hành động ngay lập tức thì không thể gọi là trực quan hoá. Nó chỉ đơn thuần là bảng thông báo.

Ví dụ, dù có đưa ra biểu đồ tăng giảm số lượng sản phẩm lỗi đi nữa, chỉ bằng việc đó thì mọi người chỉ nghĩ ‘À, không ngờ ít nhỉ!’, hoặc ‘Gần đây hàng lỗi giảm nhiều nhỉ!’, rồi dừng lại ở đó. Tuy nhiên, nếu bạn thử kẻ một đường ngang làm chuẩn trên biểu đồ đó thì sẽ thế nào? Chẳng hạn, nếu lấy 5 sản phẩm làm chuẩn, mục tiêu phải đạt được số sản phẩm lỗi dưới con số 5 sẽ trở nên rõ ràng. Trong vài tháng gần đây, nếu vượt quá 5 sản phẩm, mọi người sẽ nhận ra ‘Như thế này là không ổn. Chúng ta phải giảm ngay sản phẩm lỗi thôi!’, và tìm đối sách. Việc thúc đẩy hành động như thế này chính là vai trò chính của bảng quản lý”.

Kẻ một đường ngang trên biểu đồ, chỉ như vậy cũng đủ khiến nhân viên muốn hành động. Các bạn cũng hãy thử tiến hành “trực quan hoá” để nhân viên muốn hành động tại nơi làm việc của bạn.

_______________________________

Tham khảo: Thói Quen Của Toyota – Nghệ Thuật Nâng Cao Năng Suất Công Việc – NXB Phụ Nữ

Chi tiết: https://bit.ly/3AWWAFv