Thao tác chuẩn là một trong những công cụ cần thiết để tạo ra những sản phẩm có chất lượng tốt với giá thành rẻ. Thao tác chuẩn là một loạt các thao tác được lặp đi lặp lại trong cùng một điều kiện với các bước tinh gọn không gây ra lãng phí. Hay nói cách khác, đó là một loạt các thao tác được sắp xếp hợp lý với nhau không có thao tác thừa thãi, không để lãng phí về mặt thời gian. Trong sản xuất, người ta dựa vào thao tác chuẩn để tính toán thời gian chuẩn khi thực hiện công việc. Và dựa theo thời gian chuẩn này để sắp xếp công việc, bố trí nhân sự sao cho hợp lý nhất. Tuy nhiên, khi thao tác “không ổn định” rất khó để làm “Chuẩn”, hoặc khi chúng ta đã thiết lập thao tác chuẩn rồi mà nhân viên không thể thực hiện theo được thì hoàn toàn vô nghĩa.

“Không có tiêu chuẩn thì không thể Kaizen” đây là cách nói của nhiều người. Theo tôi thì “Không có tiêu chuẩn thì không có căn cứ để đánh giá được kết quả Kaizen” có lẽ là chính xác hơn. Nghĩa là khi đã có chuẩn, chúng ta sẽ biết được kết quả mà chúng ta thực hiện hoạt động Kaizen so với chuẩn là tốt hơn hay xấu đi, có hiệu quả hay không hiệu quả. Còn nền tảng thực sự của Kaizen chính là hệ thống quản lý. Để có thể Kaizen nên bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống.

Trở lại với thao tác chuẩn, việc thiết lập không phải dựa trên kinh nghiệm và kỹ năng của người thiết lập, cũng không phải dựa theo thời gian thao tác của một người. Thao tác chuẩn được thiết lập dựa theo layout, con người và môi trường dưới hiện trường. Thao tác chuẩn được kiểm chứng (thực hiện) bởi nhiều người và được lặp đi lặp lại nhiều lần. Người thiết lập cần phải xuống trực tiếp dưới hiện trường xem xét.

Theo thời gian, có trường hợp các thao tác chuẩn đã được thiết lập từ trước trở nên lỗi thời. Khi đó, chúng ta cần xem xét nhanh chóng để cập nhật lại sao cho phù hợp.