Ở quy mô 100 nhân sự, bài toán của giám đốc không còn đơn thuần là “chọn phần mềm phù hợp” nữa. Vấn đề khó hơn nhiều: làm sao để chuyển đổi số thực sự “chạm” được đến từng nhân viên đứng máy dưới xưởng, chứ không chỉ dừng lại ở vài người quản lý ngồi văn phòng? Càng đông người, sức ì càng lớn, và không ít nhân viên còn e ngại khi dữ liệu sản xuất của chính mình trở nên minh bạch.

Đây là hành trình đầy đủ nhất trong ba câu chuyện — của Công ty Cổ phần Công nghiệp Chế tạo Máy Việt Nhật.

Về Việt Nhật

Việt Nhật là doanh nghiệp gia công cơ khí chính xác tại Đan Phượng, Hà Nội, với quy mô 50 máy CNC và 100 nhân viên. Ở tầm vóc này, doanh nghiệp đã có đầy đủ các phòng ban chức năng — kinh doanh, kỹ thuật, mua hàng, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng — nhưng vận hành rời rạc trên Excel khiến năng lực thực sự của cả bộ máy không được khai thác hết.

Hiện trạng trước khi dùng ViX

Việt Nhật mang đầy đủ những vấn đề đã thấy ở các doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn — dữ liệu phân tán trên Excel/Zalo, mua nguyên vật liệu không kiểm soát dẫn đến dùng nhầm, kỹ thuật sản xuất kê phôi/lập trình thiếu khiến kế hoạch bị đảo lộn, thiếu dữ liệu tổng thể về chất lượng và giao hàng. Nhưng ở quy mô 50 máy, hai vấn đề mới xuất hiện mà các doanh nghiệp nhỏ hơn chưa gặp phải:

Kế hoạch sản xuất bằng Excel đã “hết cỡ” — công ty vẫn xây dựng kế hoạch sản xuất trên Excel, nhưng gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập và tổng hợp kết quả sản xuất thực tế từ hiện trường để đối chiếu lại với kế hoạch.

Không đánh giá được năng lực từng nhân viên đứng máy — với hàng chục người vận hành máy CNC, công ty không có dữ liệu để biết ai đang làm tốt, ai cần đào tạo thêm — mọi đánh giá đều dựa trên cảm tính của quản lý trực tiếp.

Giải pháp: Gói ViX Standard

Với quy mô 50 máy CNC, Việt Nhật triển khai gói Standard — đầy đủ nhất trong các gói ViX, gồm 7 module: Kinh doanh, Quản lý chất lượng, Giao hàng, Kỹ thuật sản xuất, Mua hàng, KPI, và Kế hoạch sản xuất. Module Kế hoạch sản xuất chính là mảnh ghép cuối cùng, cho phép lập kế hoạch chi tiết đến từng máy CNC — điều mà Excel không thể làm được ở quy mô này.

Quá trình triển khai tại Việt Nhật cũng là hành trình khó khăn nhất trong ba doanh nghiệp. Ngoài trở ngại quen thuộc là nhân viên văn phòng chưa quen nhập liệu, thách thức lớn nhất nằm ở việc đưa chuyển đổi số xuống tận từng nhân viên đứng máy. Trong giai đoạn đầu, nhân viên báo cáo sai và thiếu thường xuyên — một phần vì chưa quen với quy trình mới, một phần vì tâm lý e ngại: có người sợ thay đổi, có người lo lắng khi kết quả sản xuất của mình trở nên minh bạch sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi. Đội ngũ Kế hoạch sản xuất và Quản lý sản xuất của công ty đã phải thường xuyên theo sát, động viên và đào tạo từng người để vượt qua giai đoạn này.

Kết quả sau triển khai

Ở tầng nền tảng, Việt Nhật đạt được đầy đủ những cải thiện đã thấy ở các doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn: 100% lệnh sản xuất quản lý trên phần mềm, giảm 90% thời gian hỏi tiến độ và tạo giấy tờ, tự động điền thông tin lên bản vẽ, truy xuất bản vẽ tức thời bằng mã QR, phân chia công việc kỹ thuật rõ ràng giúp giảm kê phôi thiếu. Dựa trên dữ liệu chất lượng và giao hàng, công ty cũng tổ chức họp chất lượng định kỳ, giúp giảm 20% tỷ lệ NG và tăng 30% tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

Ở tầng kế hoạch sản xuất — nơi tạo ra khác biệt lớn nhất so với hai doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn: thời gian lập kế hoạch sản xuất hàng ngày giảm từ 3 giờ xuống còn 1 giờ. Công việc thu thập kết quả sản xuất, vốn trước đây dồn hết lên vai nhân viên phòng kế hoạch, nay được san đều cho toàn bộ nhân viên tự báo cáo trực tiếp trên phần mềm. Phần mềm cũng giúp thao tác thay đổi kế hoạch nhanh và thuận lợi hơn, đồng thời cho phép nhìn thấy capacity của nhà máy xa đến cả tháng — trong khi trên Excel trước đây chỉ nhìn được kế hoạch trước 1-2 tuần.

Ở tầng con người — kết quả có ý nghĩa chiến lược nhất: công ty lần đầu tiên tổng hợp được kết quả sản xuất theo từng nhân viên, cho phép đánh giá năng lực đứng máy dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính của quản lý. Đây là nền tảng để xây dựng chính sách đào tạo và khen thưởng công bằng, minh bạch hơn.

Góc nhìn từ người trong cuộc

“ViX giúp chúng tôi lập kế hoạch sản xuất nhanh và chính xác hơn, từ đó giúp nâng cao tỷ lệ vận hành máy. Ngoài ra, với dữ liệu sản xuất thu thập được, chúng tôi có thể đánh giá chính xác năng lực của nhân viên, từ đó lên phương án đào tạo, khen thưởng hợp lý.”

— Giám đốc Việt Nhật

Bài học cho doanh nghiệp cùng quy mô

Câu chuyện của Việt Nhật cho thấy rõ điều khác biệt khi doanh nghiệp cơ khí chính xác vượt qua ngưỡng 50 máy CNC: bài toán không còn chỉ là công cụ quản lý, mà là năng lực tổ chức và quản trị con người ở quy mô lớn. Excel có thể đủ dùng để lập kế hoạch khi công ty còn nhỏ, nhưng khi capacity nhà máy cần được nhìn xa hàng tháng và kết quả sản xuất cần được thu thập từ hàng chục con người mỗi ngày, chỉ một hệ thống đủ mạnh mới giải quyết được. Và quan trọng không kém: thành công của chuyển đổi số ở quy mô này phụ thuộc rất nhiều vào việc doanh nghiệp có kiên trì đồng hành, động viên đội ngũ hiện trường vượt qua giai đoạn e ngại ban đầu hay không.

Doanh nghiệp của bạn có đang gặp tình trạng tương tự Việt Nhật?

Đăng ký demo ViX ngay hôm nay để nhận 2 tuần dùng thử miễn phí và trải nghiệm cách hệ thống giúp bạn lập kế hoạch sản xuất chính xác, quản lý capacity cả nhà máy và đánh giá nhân sự bằng dữ liệu thực tế.

[Đăng ký Demo ViX →]

📞 086-858-9966 | 📧 info@viqualita.com | 🌐 viqualita.com