Nếu bạn đang điều hành một xưởng cơ khí chính xác quy mô 5-10 máy CNC, có lẽ bạn sẽ thấy mình trong câu chuyện này: đơn hàng được ghi trên Excel, trao đổi qua Zalo, bản vẽ in ra rồi ghi tay số lượng và kỳ hạn lên bản vẽ. Mọi thứ vẫn “chạy được” — cho đến khi đơn hàng tăng nhanh, và một đơn hàng bị quên, một bản vẽ bị thất lạc, hoặc khách hàng gọi hỏi “hàng em đến đâu rồi anh?” mà chính giám đốc cũng phải đi hỏi vòng quanh xưởng mới trả lời được.
Đó chính xác là hiện trạng của Công ty Cổ phần Công nghiệp Trần Vũ (TVI) trước khi triển khai phần mềm quản lý sản xuất ViX.
Về TVI
TVI là doanh nghiệp gia công cơ khí chính xác đặt tại Đức Thượng, Hoài Đức, Hà Nội, với quy mô 8 máy CNC và 16 nhân viên. Đây là quy mô điển hình của rất nhiều xưởng cơ khí vừa và nhỏ tại Việt Nam — nơi giám đốc vẫn còn trực tiếp tham gia vào gần như mọi khâu, từ báo giá, nhận đơn, cho đến giám sát tiến độ từng lệnh sản xuất.
Hiện trạng trước khi dùng ViX
Trước khi hợp tác với Viqualita, TVI vận hành hoàn toàn dựa trên Excel và Zalo. Điều này tạo ra ba điểm nghẽn lặp đi lặp lại:
- Dữ liệu phân tán khiến việc tìm lại bản vẽ mất thời gian — nhiều khi phải lục hồ sơ giấy hoặc hỏi lại từng nhân viên.
- Báo giá chậm, vì thông tin đơn hàng cũ không được lưu trữ có hệ thống để tham chiếu nhanh.
- Quên hoặc sót lệnh sản xuất do mọi thứ phụ thuộc vào trí nhớ và việc ghi chép thủ công.
- Quan trọng nhất: không ai — kể cả giám đốc — nắm được chính xác tình trạng giao hàng của từng đơn hàng tại một thời điểm.
Giải pháp: Bắt đầu với gói ViX Basic
Với quy mô 8 máy CNC, TVI được tư vấn triển khai gói Basic của ViX, tập trung vào ba module cốt lõi: Kinh doanh(quản lý báo giá và lệnh sản xuất, trạng thái đơn hàng), Quản lý chất lượng (nhập kết quả kiểm tra, tính tỷ lệ lỗi), và Giao hàng (theo dõi tiến độ và kỳ hạn).
Cách tiếp cận này đúng với triết lý của Viqualita: không “số hoá tất cả cùng lúc”, mà giải quyết đúng nỗi đau cấp thiết nhất trước — ở đây là đưa toàn bộ lệnh sản xuất lên một hệ thống duy nhất, thay vì rải rác trên Excel và trí nhớ của từng người.
Quá trình triển khai không hoàn toàn suôn sẻ ngay từ đầu. Khó khăn lớn nhất trong giai đoạn đầu là thói quen của nhân viên — nhiều người viện lý do bận, chưa nhập kết quả lên phần mềm, khiến dữ liệu bị thiếu và ảnh hưởng đến khả năng theo dõi tiến độ, chất lượng thực tế. Đây cũng là thách thức phổ biến mà hầu hết doanh nghiệp gặp phải khi chuyển đổi từ cách làm cũ sang cách làm mới — và là lý do vì sao ViX luôn đi kèm tư vấn hiện trường thay vì chỉ giao phần mềm rồi để doanh nghiệp tự xoay sở.
Kết quả sau triển khai
Sau giai đoạn làm quen, hệ thống dần đi vào nề nếp và mang lại những kết quả cụ thể:
- 100% lệnh sản xuất được quản lý trên phần mềm — không còn tình trạng lệnh sản xuất “lọt lưới” vì ghi chép thủ công.
- Giảm 90% thời gian hỏi “đơn hàng đã xong chưa?” Hệ thống tự động sắp xếp đơn hàng theo kỳ hạn và hiển thị rõ trạng thái từng đơn. Giám đốc có thể xác nhận tình trạng đơn hàng ngay trên điện thoại, kể cả khi đang ở ngoài gặp khách hàng — không cần gọi điện về xưởng hỏi từng bộ phận.
- Loại bỏ hoàn toàn việc ghi tay kỳ hạn giao hàng, số lượng lên bản vẽ. Hệ thống tự động thêm các thông tin này vào bản vẽ, giảm sai sót do chép tay và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kỹ thuật.
- Truy xuất bản vẽ tức thời nhờ mã QR được tạo sẵn cho từng lệnh sản xuất, thay vì phải lục tìm hồ sơ giấy.
- Giảm 90% thời gian tạo giấy tờ như báo giá, lệnh sản xuất, biên bản giao hàng — những công việc trước đây tốn hàng giờ mỗi tuần giờ chỉ mất vài phút.
Góc nhìn từ người trong cuộc
“Hệ thống ViX giúp tôi nắm được hiện trạng tiến độ đơn hàng ngay cả khi không có ở nhà máy. Nhờ dữ liệu trạng thái của đơn hàng trên hệ thống, tôi cùng đội ngũ đã đưa ra được nhiều giải pháp nhằm nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn và giữ được uy tín với khách hàng.”
— Giám đốc Trần Vũ (TVI)
Bài học cho doanh nghiệp cùng quy mô
Câu chuyện của Trần Vũ (TVI) cho thấy một điều quan trọng: doanh nghiệp không cần đầu tư một hệ thống ERP đồ sộ, tốn kém để bắt đầu chuyển đổi số. Với quy mô dưới 10 máy CNC, việc giải quyết đúng 3 điểm nghẽn cốt lõi — quản lý lệnh sản xuất, kiểm soát chất lượng, và theo dõi tiến độ giao hàng — đã đủ để tạo ra thay đổi rõ rệt trong vận hành, và quan trọng hơn, giúp giám đốc lấy lại quyền chủ động thay vì phải “chạy theo” từng đơn hàng.
Doanh nghiệp của bạn có đang gặp tình trạng tương tự TVI?
Tìm hiểu thêm và Đăng ký demo ViX ngay hôm nay để nhận 2 tuần dùng thử miễn phí và trải nghiệm cách hệ thống giúp bạn kiểm soát sản xuất mà không cần có mặt liên tục tại xưởng.
[Đăng ký Demo ViX →]
📞 086-858-9966 | 📧 info@viqualita.com | 🌐 viqualita.com
