Quản lý tồn kho giúp duy trì một lượng tồn kho nguyên vật liệu, chi tiết thích hợp giúp chúng ta tránh được việc chậm trễ giao hàng, thiếu hoặc hết vật liệu. Từ đó, giúp nâng cao năng xuất sản xuất và lợi nhuận cho công xưởng.
Vì vậy, sau khi lên kế hoạch nguyên vật liệu và nhập về, chúng ta cần quản lý tồn kho.
Mục đích của quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho được thực hiện với những mục đích như sau:
- Tiết kiệm chi phí lưu kho và chi phí quản lý của nguyên vật liệu để giảm chi phí chung.
- Tăng tỷ lệ quay vòng vật liệu giúp quay vòng vốn nhanh hơn.
- Giảm thiểu nguy cơ hết nguyên vật liệu để nâng cao năng lực sản xuất của công xưởng.
Trong sản xuất, việc phát sinh tồn kho gần như không thể tránh khỏi. Vì vậy, chúng ta cần phải quản lý hiệu quả để tồn kho luôn ở mức thấp nhất có thể.
Dưới đây mình sẽ giới thiệu những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng tồn kho trong một công xưởng:
- Hệ thống quản lý sản xuất có vấn đề: Mua nguyên vật liệu nhiều hơn số lượng cần thiết.
- Phương châm về tồn kho/thu mua nguyên vật liệu không rõ ràng: Ví dụ không quy định rõ lượng tồn kho tốt thiểu.
- Hệ thống quản lý tồn kho có vấn đề: Phương pháp tính, cách thức vận hành..
- Kế hoạch sản xuất không ổn định, thường xuyên thay đổi đột ngột.
- Không xử lý hàng lỗi, hàng thừa: Trên hệ thống là hàng đạt nhưng thực tế toàn hàng không lỗi.
- Không quản lý hiện vật đầy đủ: Số lượng trên hệ thống khác với số lượng thực tế.
- Không có sự trao đổi thông tin và hợp tác với các bộ phận liên quan.
- Khác …
Phân loại hàng tồn kho
Có nhiều cách để phân loại hàng tồn kho, dưới đây mình sẽ giới thiệu một số cách phận loại chúng ta thường gặp.
Phân loại theo tính động
Đây là cách phân loại dựa trên trạng thái sử dụng của hàng tồn kho.
- Hàng tồn kho động: chính là nguyên vật liệu thường xuyên được sử dụng, thời gian tồn kho ngắn.
- Hàng tồn kho quá mức: là nguyên vật liệu hoặc chi tiết được đặt mua hay gia công nhiều quá mức so với kế hoạch sản xuất.
- Hàng tồn kho ngủ quên: là nguyên vật liệu vẫn có dự định sử dụng nhưng với số lượng rất ít.
- Hàng tồn kho chết: là nguyên vật liệu không còn dự định sử dụng trong tương lai và không thể sử dụng vào mục đích khác.
Phân loại dựa trên mức độ hoàn thành
Đây là cách phân loại dựa vào trạng thái gia công của nguyên vật liệu và chi tiết.
- Tồn kho nguyên vật liệu: Thép cây, thép tấm…
- Tồn kho bán chi tiết: là trạng thái đang gia công dở trong công đoạn.
- Tồn kho bán chi tiết đặt ngoài: Trạng thái gia công dở và được đặt công ty khác sản xuất.
- Tồn kho chi tiết: Chi tiết hoàn chỉnh sau một công đoạn.
- Tồn kho bán thành phẩm: Thường là những cụm chi tiết được lắp ráp từ nhiều chi tiết.
- Tồn kho dạng thành phẩm: Hoàn thành sau khi lắp ráp hoặc gia công bán thành phẩm và đã kiểm tra đạt chất lượng.
- Tồn kho lưu thông: Là những sản phẩm đang trong quá trình vận chuyển, bảo quản sau khi xuất kho.
Chức năng của hàng tồn kho
Chúng ta sẽ rất khó khăn để sản xuất sản phẩm nếu không có tồn kho. Vì vậy, nếu giữ một lượng tồn kho thích hợp, công xưởng sẽ nhận được những lợi ích như sau:
- Giảm thời gian sản xuất, đáp ứng được đơn hàng khẩn cấp.
- Tránh rủi ro hết nguyên vật liệu dẫn tới trễ hạn giao hàng.
- Có thể sản xuất theo từng lô (lot), nâng cao hiệu quả sản xuất.
- Đối ứng được với trường hợp không thể nhập ngay được nguyên vật liệu.
- Đối với được với thay đổi bất chợt trong sản xuất.
Tuy nhiên, ngược với những lợi ích trên, nếu mang một lượng tồn kho quá lớn chúng ta cũng sẽ chịu những tổn thất như sau:
- Phí nhân công quản lý tăng.
- Tăng số vốn bị tồn đọng, dẫn tới tăng số tiền lãi phải trả.
- Tăng chi phí duy trì tồn kho.
- Tăng nguy cơ hỏng hóc, không sử dụng được.
- Tăng chi phí xử lý nguyên vật liệu không sử dụng được.
- Tăng diện tích bản quản.
Chính vì vậy, việc xây dựng một thể chế quản lý tồn kho với số lượng thích hợp là rất quan trọng.
Thông thường, những nguyên vật liệu dưới đây sẽ được chọn để xếp vào dạng hàng tồn kho cho phép:
- Nguyên vật liệu được sử dụng thường xuyên với số lượng lớn.
- Nguyên vật liệu tiêu chuẩn có thể dùng chung cho nhiều sản phẩm.
- Nguyên vật liệu có chi phí xử lý không sử dụng được thấp.
- Nguyên vật liệu có thông số kĩ thuật rõ ràng.
- Nguyên vật liệu có tần suất sử dụng cao.
- Nguyên vật liệu quan trọng, không được phép thiếu.
Lượng tồn kho an toàn
Mình xin giới thiệu một khái niệm nữa trong quản lý tồn kho chính là lượng tồn kho an toàn. Đây chính là thông số đảm bảo chúng ta luôn có một lượng tồn kho ở mức an toàn để không làm ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất.
Nếu thiếu vật liệu, đương nhiên máy móc sẽ dừng hoạt động, nhân viên không có việc làm. Đây sẽ là một tổn thất rất lớn. Vì vậy, lượng tồn kho an toàn là một thông số rất quan trọng.
