Trước khi đi vào giới thiệu các bước chinh phục thách thức, chúng ta sẽ cùng nhau xem lại sự khác nhau giữa giải quyết vấn đề và chinh phục thách thức nhé.
- Giải quyết vấn đề: Giải quyết những vấn đề đã phát sinh ở thời điểm hiện tại như hỏng thiết bị, phát sinh hàng lỗi…Giải quyết vấn đề tập trung vào việc làm sáng tỏ nguyên nhân cốt lõi gây ra vấn đề.
- Chinh phục thách thức: Thách thức chính là những điều chưa xảy ra, cao hơn giới hạn của bản thân hiện tại. Ví dụ, việc xây dựng một hệ thống sản xuất không tạo ra hàng lỗi là một thách thức. [su_highlight background=”#DDFF99″ color=”#000000″ class=””]Chinh phục thách thức chính là việc chúng ta tự thiết kế vấn đề (trong tương lai) để giải quyết[/su_highlight]. Đây là sự khác biệt lớn so với giải quyết vấn đề.
Các bước trong quá trình chinh phục thách thức:
[su_list icon=”icon: check” icon_color=”#0076b2″]- Thiết lập đề tài
- Xác định và thiết lập mục tiêu
- Thảo luận phương án
- Tìm kiếm kịch bản thành công
- Thực hiện kịch bản thành công
- Kiểm tra hiệu quả
- Tiêu chuẩn hoá và quản lý duy trì
1. Thiết lập đề tài
Cũng giống quá trình giải quyết vấn đề, trước hết chúng ta cần tìm thách thức để chinh phục. Như mình đã nhắc ở bài trước, đương nhiên, những thách thức mang lại hiệu quả cao nên được ưu tiên thực hiện.
Sau đây là những bước để chọn được thách thức:
- Cùng nhau đưa ra thật nhiều vấn đề và thách thức có thể có.
- Sàng lọc và chọn một số ít thách thức nên được ưu tiên.
- Làm sáng tỏ tính cần thiết phải thực hiện của từng thách thức.
- Suy nghĩ trước các bước thực hiện.
- Chọn đề tài.
Các bạn nhớ lưu ý không lấy phương pháp để viết thành đề tài. Ví dụ thay vì chọn đề tài là “Phương pháp dọn dẹp giấy tờ trong văn phòng” chúng ta nên chọn “Giảm thiểu thời gian tìm kiếm giấy tờ”. Ở đây việc dọn dẹp là phương pháp, cách thức thực hiện không phải là mục tiêu.
2. Xác định và thiết lập mục tiêu
Để sách định được mục tiêu chúng ta cần làm sáng tỏ điểm cần tập trung. Chắc các bạn còn nhớ thách thức chính là sự chênh lệch giữa hình thái lý tưởng và hiện tại. Và chúng ta cần tập trung xác đinh sự chênh lệch này.
Vì thế, chúng ta sẽ thực hiện tuần tự theo các bước sau:
- Xác định hình thái lý tưởng.
- Nắm bắt hiện trạng.
- Làm sáng tỏ chênh lệch
Sau khi đã làm sáng tỏ được sự chênh lệch, chúng ta sẽ thiết lập mục tiêu. Khi thiết lập mục tiêu các bạn nên nhớ cần phải sáng tỏ 3 yếu tố: Cái gì (đặc tính chất lượng), bao nhiêu (giá trị mục tiêu) và đến bao giờ (kì hạn).
Ví dụ: Mục tiêu đến tháng 9/2019 giảm thiểu tỷ lệ phí phẩm của sản phẩm A xuống còn 0.5%.
Sau khi đã quyết định chủ đề và mục tiêu, chúng ta nên lập một bản kế hoạch hoạt động và phân công người phục trách rõ ràng.
3. Thảo luận phương án chinh phục thách thức
Ở bước này, điều chúng ta cần lưu ý là nên thảo luận nhóm tôt hơn là suy nghĩ một mình. Khi đã tập hợp được nhóm rồi, tất cả các thành viên sẽ cùng brainstorming để đưa ra thật nhiều ý tưởng.
Cuối cùng, mọi người sẽ thảo luận để rút gọn lại những ý tưởng có khả năng hiện thực hoá cao.
4. Tìm kiếm kịch bản thành công
Đối với những phương án có khả thực hiện thực hoá cao, chúng ta sẽ bắt đầu thảo luận cụ thể cách thức cũng như phương pháp thực hiện. Trong quá trình xem xét phương thức thực hiện, chúng ta nên lưu ý lựa chọn cách phù hợp với những điều kiện thực tế của công xưởng.
Sau khi có phương pháp thực hiện, chúng ta sẽ thử dự đoán hiệu quả của từng phương án. Trong trường hợp cần thiết có thể thu thập thêm dữ liệu, thực hiện thực nghiệm để có cơ sở dự đoán. Ngoài ra, chúng ta cũng cần so sánh hiệu quả dự đoán với mục tiêu để đánh giá khả năng thực hiện.
Ngoài ra, việc lường trước những khó khăn, thách thức trong quá trình thực hiện cũng rất quan trọng. Một phương án mang lại hiệu quả cao nhưng bắt buộc phải yêu cầu hi sinh một yếu tố khác chưa hẳn đã nên thực hiện. Ví dụ, để năng năng suất dây chuyền lên 120% so hiện tại sẽ phải chịu tiềm ẩn những rủi ro về chất lượng.
Cuối cùng, sau khi đã có những yếu tố trên, chúng ta sẽ chọn ra một kịch bản khả thi mang lại khả năng thành công cao nhất.
5. Thực thi kịch bản thành công
Đầu tiên, chúng ta cần có một bản kế hoạch chi tiết để thực hiện kịch bản đã chọn. Lưu ý, cần phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân và quyết định rõ ràng thời gian thực hiện.
Tiếp đến là thực hiện kế hoạch. Trong quá trình thực hiện, chúng ta cần theo dỗi tiến độ thực hiện để có những điều chỉnh kịp thời.
6. Kiểm tra hiệu quả
Hiệu quả hữu hình:
- So sánh kết quả đạt được với mục tiêu ban đầu.
- Dùng biểu đồ để so sánh trạng thái trước kaizen và sau kaizen. Nếu có thể nên dùng đơn vị tiền để trong biểu đồ.
Kiểm tra hiệu quả vô hình: Đánh giá sự trưởng thành từng thành viên và toàn nhóm thông qua các yếu tố sau:
- Đối với cá nhân: khả năng sử dụng thủ pháp QC, mong muốn kaizen, năng lực hợp tác, năng lực về kĩ thuật…
- Đối với nhóm: khả năng làm việc nhóm, khả năng phân chia công việc, khả năng thảo luận, khả năng kaizen…
7. Tiêu chuẩn hoá và quản lý duy trì
Sau khi thách thức được giải quyết chúng ta cần thực hiện triệt để 3 công việc sau: Tiêu chuẩn hoá, Thông báo triệt để, và quản lý duy trì.
- Tiêu chuẩn hoá: Sau khi giải quyết vấn đề, đồng nghĩa với một phương pháp mới đã được tìm ra. Phương pháp này cần được lưu lại dưới dạng văn bản. Đây chính là một phần tài sản của công ty.
- Thông báo triệt để: Thông báo cho các nhân viên trong bộ phận, nhân viên tại các bộ phận khác. Nếu bộ phận khác có những công đoạn tương tự có thể áp dụng ngay để phòng ngừa vấn đề xảy ra (triển khai theo chiều ngang).
- Quản lý duy trì: Kiểm tra thường xuyên xem hiêu quả của đối sách có được duy trì hay không. Việc sử dụng các loại đồ thị sẽ rất hữu ích trong trường hợp này.
[su_note]Cuối dự án cả nhóm nên ngồi lại để đánh giá quá trình hoạt động và rút kinh nghiệm. Dưới đây là những điểm cần xem lại:[/su_note]
- Nhìn lại toàn bộ quá trình hoạt động, làm rõ những điểm tốt và chưa tốt.
- Làm rõ những vấn đề còn lại và vấn đề mới phát sinh.
- Sắp xếp lại kế hoạch thực hiện tiếp theo.
- Lưu lại nội dung hoạt động dưới dạng báo cáo và trình bày với cấp trên.
