Quản lý chất lượng là một cụm từ khá phổ biến trong các công xưởng của các nước có nền sản xuất phát triển. Đây chính là “vũ khí” khá lợi hại giúp các nhà sản xuất xây dựng tên tuổi của mình trên thương trường. Tuy nhiên, cùng với xu hướng các nhà sản xuất lớn xây dựng các nhà máy sản xuất của mình tại các nước đang phát triển thì “quản lý chất lượng” cũng đang dần được nhân rộng.
Hiện nay có khá nhiều cách định nghĩa quản lý chất lượng. Chúng ta sẽ thử tìm hiểu qua cách định nghĩa của JIS (Tiêu chuẩn công nghiệp Nhật Bản) và ISO.
Hiệp hội tiêu chuẩn công nghiệp Nhật Bản JIS định nghĩa quản lý chât lượng như sau:
“Quản lý chất lượng (quality control) là hệ thống các phương pháp để tạo ra sản phẩm hay dịch vụ mang tính kinh tế phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Hơn nữa, trong những năm gần đây phương pháp thống kê đã được áp dụng vào quản lý chất lượng nên còn được gọi là quản lý chất lượng mang tính thống kê (statistical quality control, viết tắt SQC).”
Để thực hiện việc quản lý chất lượng có hiệu quả thì cần thiết phải có sự tham gia và hợp tác của toàn thể các thành viên trong công xưởng từ người điều hành, quản lý đến công nhân vào trong toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp như điều tra thị trường, nghiên cứu phát triển sản phẩm, kế hoạch sản xuât, thiết kế, chuẩn bị sản xuất, đặt hàng, chế tạo, kiểm tra, bán hàng hay thương mại,nhân sự và giáo dục. Việc quản lý chất lượng như thế này còn được gọi là quản lý chất lượng toàn doanh nghiệp (Company-wide quality control, viết tắt CWQC) hay quản lý chất lượng tổng hợp (total quality control, viết tắt TQC).
Ngoài ra, quản lý chất lượng còn được ISO định nghĩa như sau:
– Quản lý chất lượng (quality management) bao gồm tất cả các hoạt động về chức năng quản lý tổng hợp nhằm thực hiện kế hoạch chất lượng, phương pháp quản lý chất lượng, bảo đảm chất lượng và kải thiện chất lượng trong hệ thống chất lượng sau khi quyết định phương châm, mục tiêu và trách nhiệm của chất lượng.
– Quản lý chất lượng (quality control) bao gồm những hoạt động hay phương pháp được sử dụng để đảm bảo những yêu cầu về chất lượng sản phẩm.
1. Chất lượng là gì?
Trong tiêu chuẩn ISO chất lượng được định nghĩa là toàn bộ đặc tính liên quân đến khả năng đáp ứng nhu cầu tiềm ẩn lẫn nhu cầu rõ ràng của sản phẩm, tổ chức, hệ thống….Ở đây chất lượng sẽ được giải thích qua 3 góc độ: Đặc tính chất lượng, tiêu chuẩn chất lượng, chất lượng trong thiết kế – chế tạo – sử dụng.
a) Đặc tính chất lượng (quality characteristics)
Đặc tính chất lượng hay còn gọi là dấu hiệu của chất lượng là tính chất và tính năng của đối tượng được đánh giá tính chất. Ví dụ như hình hạng, kích thước, ngoại hình, tính năng, tính chất vật liệu.
b) Cấp độ chất lượng (quality level)
Cấp độ chất lượng là cách đánh giá chất lượng theo định lượng. Ví dụ, mục tiêu chất lượng, tỉ lệ phế phẩm, số lượng sự cố, số lượng lỗi là những chỉ số thường được nhắc tới.
c) Chất lượng trong thiết kế, chế tạo và sử dụng
Trong giai đoạn thiết kế, người ta gọi mục tiêu về chất lượng là “chất lượng mong muốn”. Trong giai đoạn chế tạo, chất lượng được gọi là “chất lượng sau hoàn thành” hay “chất lượng phù hợp”. Ngoài ra, chất lượng trong sử dụng thường được gọi là “chất lượng yêu cầu” hay “chất lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng”.
2. Quản lý (management) là gì?
Trong bài viết này khái niệm quản lý sẽ được giải thích dưới 3 góc độ:
– Quản lý là duy trì – Kaizen (cải thiện) từng chút một, cải cách – Kaizen triệt để.
– Quản lý là sử dụng linh hoạt vòng tròn quản lý PDCA (Plan – Do- Check – Action)
– Quản lý là giảm nguy cơ đánh mất cơ hội ở mức thấp nhất.
a) Quản lý: Duy trì – Cải thiện từng chút một, Cải cách – Kaizen triệt để.
Quản lý bao gồm việc duy trì hiện trạng (bao gồm việc tiến hành song song Kaizen từng chút một) và tiến hành cải cách triệt để (Kaizen triệt để – improvement).
b) Quản lý: sử dụng linh hoạt vòng quay quản lý PDCA
PDCA là những chữ cái đầu trong các cụm từ Plan (lên kế hoạch), Do (thực hiện), Check (kiểm tra) và Action (xử lý). Đây 1 trong những phương pháp được áp dụng khá rộng rãi trong quản lý công việc tại công xưởng.
– Bước 1: Lập kế hoạch công việc – Plan
+ Làm rõ mục tiêu: Quyết định mục tiêu chất lượng, mục tiêu giá thành, mục tiêu sản xuất, lưu kho và giao hàng, mục tiêu lợi nhuận. Quyết đinh rõ ràng các hạng mục mục tiêu, mục tiêu trị, kì hạn thực hiện mục tiêu.
+ Tiêu chuẩn hóa công việc: Trước khi tiến hành công việc, để đạt được mục tiêu, cần quyết định hay kaizen phương pháp làm việc, thời gian làm việc, môi trường làm việc.
– Bước 2: Thực hiện công việc – Do
+ Giáo dục triệt để tiêu chuẩn hóa công việc: Không chỉ đơn thuần biến nó thành kiến thức mà cần lập đi lập lại việc huấn luyện.
+ Thực thi công việc: Ngoài sự nỗ lực hết mình thì cần thiết phải để “tâm” vào cho công việc.
– Bước 3: Kiểm tra lại kết quả công việc – Check
+ Kiểm tra lại xem thành quả đã đạt được mục tiêu đã đặt ra hay chưa.
+ Suy nghĩ xem nên làm thế nào để có thể duy trì được tiêu chuẩn đã đạt được trong công việc.
– Bước 4: Xem xét lại tiêu chuẩn của công việc và suy nghĩ cách duy trì tiêu chuẩn đó – Action
+ Nhìn nhận lại tiêu chuẩn giúp đạt được mục tiêu công việc và duy trì nó.
+ Chỉnh sửa lại tuần tự công việc để có thể đảm bảo tiêu chuẩn công việc, rồi quản lý và duy trì nó. Thêm vào đó, cần thiết để ý cải cách và Kaizen triệt để nếu có thể.
Quản lý công việc đơn thuần là một hoạt động quản lý, tuy nhiên đây chính là cơ sở để phát triển ra các hoạt động quản lý khác như quản lý lợi nhuận, quản lý giá thành, quản lý chất lượng, quản lý công đoạn sản xuất, quản lý an toàn, quản lý môi trường.
c) Quản lý: Giảm nguy cơ đánh mất cơ hội ở mức thấp nhất.
Trong quản lý luôn tồn tại những cấp bậc tiêu chuẩn. Bảng dưới đâu giúp chúng ta phân biệt người quản lý tốt và người quản lý tồi.
Người quản lý tốt đều tự mình tạo ra cơ hội và thành công với nó. Còn một người quản lý tồi luôn đánh mất cơ hội hay thậm chí là chính bản thân mình. Chính vì thế,việc nuôi dưỡng người quản lý tốt, người kinh doanh tốt trong số nhân viên của mình là nhiệm vụ sống còn đối với doanh nghiệp.
