Trong suốt quá trình phát triển của mình, Toyota đã luôn có gắng mở rộng phương thức sản xuất của mình (TPS) tới các doanh nghiệp cùng hợp tác trong sản xuất để cùng loại bỏ lãng phí. Để làm được điều này, họ thường phái cử nhân viên của mình tới các doanh nghiệp khác để hỗ trỡ việc áp dụng phương thức sản xuất Toyota vào hoạt động sản xuất. Và vấn đề “bất đồng ngôn ngữ” luôn làm 2 bên phải đau đầu. Vì sao lại “bất đồng ngôn ngữ”?
Tất nhiên, không thể là tiếng Nhật vì họ đều là người Nhật.
Khi một nhân viên của Toyota nhìn vào kho chứa đầy sản phẩm của một công ty khác, họ sẽ nghĩ ngay rằng đây là “Lãng phí do sản xuất quá nhiều”. Tuy nhiên, khi được hỏi về số sản phẩm trong kho của công ty mình, những nhân viên của công ty được hỗ trợ sẽ trả lời ngay là “đây là sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng”, hay một người khác lại trả lời rằng “Đây là lãng phí”, có người lại bảo “Đây không phải là lãng phí”, hay “lãng phí cũng cần thiết trong hoạt động của công ty”. Các bạn thấy đấy, ngay cả những nhân viên trong cùng một công ty cũng có những câu trả lời khác nhau về cùng một vấn đề. Qua đây chúng ta có thể nhìn ra sự thiếu nhất quán trong nhận thức của các nhân viên ngay cả khi họ đang làm việc cùng nhau trong một công ty. Đối với những công ty này, dẫu có hô hào “Hãy giảm lãng phí hơn nữa” thì cũng khó để có thể thực hiện một cách có hiệu quả.
Tất cả nhân viên đều có chung nhận thức về khái niệm LÃNG PHÍ là rất quan trọng
LÃNG PHÍ được định nghĩa là những kết quả hay hiện trạng không làm tăng giá trị gia tăng trong công ty. Hay nói cách khác, lãng phí là những yếu tố làm tăng chi phí trong sản xuất. Khi quan sát một công trường sản xuất, chúng ta có thể thấy có LÃNG PHÍ, công việc chính và công việc đi kèm.
Một “động tác” có thể bao gồm cả “công việc” và “Lãng phí”, một “công việc” sẽ bao gồm “công việc chính” và “công việc đi kèm”.
Lãng phí là yếu tố không cần thiết trong công việc hàng ngày và làm tăng chi phí. Vì thế, việc triệt bỏ ngay lập tức lãng phí là yêu cầu cấp thiết với bất cứ doanh nghiệp nào. Cũng có thể nói rằng, mọi hoạt động Kaizen đều bắt đầu từ đây.
“Công việc đi kèm” là những hành động không làm tăng giá trị gia tăng như việc tháo bỏ lớp vỏ bọc của sản phẩm, hay những việc phát sinh thêm khi nội dung công việc bị thay đổi. Chúng ta có thể nói đây là lãng phí nhưng phần nhiều trong số đó lại là những việc bắt buộc phải làm. Vì thể, để hạn chế Lãng phí việc Kaizen điều kiện làm việc là rất quan trọng.
“Công việc chính” là những công việc tạo ra giá trị gia tăng, và nó được gọi là sản xuất. Việc nâng cao tỷ lệ “công việc chính” trong công việc hàng ngày là điểm mấu chốt trong hoạt động Kaizen.
Ví dụ, khi bắn vít thì hành động bắn vít sẽ là “Công việc chính”, hành động lấy vít và súng bắt vít là “Công việc đi kèm” không làm không được. Còn hành động tìm kiếm vít, hoặc vươn tay ra xa hơn tầm với để lấy vít được xếp vào “lãng phí”
Cha đẻ của phương thức sản xuất Toyota – Taiichi Ono đã từng nói rằng: “Hãy biến “chuyển động” thành “làm việc”. Vì sao ông lại nói thế? Bởi vì dẫu người nhân viên có “chuyển động” bận rộn thế nào đi nữa mà tỷ lệ “công việc chính” thấp thì không thể gọi đó là “làm việc”.
Hãy chia nhỏ công việc và xem xét tính cần thiết của từng công đoạn
Để tìm được Lãng phí trong hoạt động sản xuất, đầu tiên bạn nên phân loại những công việc cần thiết như lắp ráp sản phẩm, vận chuyển sau khi đã hoàn thành… Kèm theo đó hãy xem xét thật kỹ từng, bước liệu bước làm này có cần thiết? Tại sao lại dùng phương pháp này?
Hay đối với những bộ phận gián tiếp với sản xuất thì có thể tự hỏi “liệu công việc này có thực sự có ích đối với khách hàng? và xem xét lại công việc của chính mình. Ví dụ, bạn có cố gắng tạo một văn bản thật đẹp mà không ai sử dụng hay xem, thì nó cũng trở thành lãng phí mà thôi. Trong mỗi bước của công việc, nên xem xét “khách hàng của chúng ta là ai?”, “việc gì có lợi cho khách hàng?”. Nếu những việc bạn đang làm không mang lại lợi ích cho công ty hay khách hàng, hãy dũng cảm vứt bỏ nó đi.
