Vòng tròn PDCA là một công cụ quen thuộc được sử dụng rộng rãi trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau.
Đây là một công cụ đắc lực để quản lý công việc cũng như dự án. Blogsanxuat cũng đã từng giới thiệu công cụ này trong nội dung về quản lý chất lượng.
Mức độ quay vòng sẽ quyết định thành bại trong QLSX
PDCA chính là một phần trong “Dòng chảy thông tin” mà mình đã giới thiệu trong bài trước.
Trong quản lý sản xuất, chúng ta sẽ lên kế hoạch (Plan)➡︎ Thực hiện (Do)➡︎ Kiểm tra (Check)➡︎ Action (Điều chỉnh). Vòng tròn này còn được gọi là vòng trong PDCA. Thứ tự và tốc độ thực hiện vòng tròn này sẽ quyết định thành bại trong quản lý sản xuất.
Tại sao lại có thể khẳng định điều này?
Ví dụ, khi không lên kế hoạch sản xuất (Plan), chúng ta khó có thể nắm được số lượng sản phẩm có thể hoàn thành cuối ngày. Do đó, việc đảm bảo kì hạn cho khách hàng sẽ bị ảnh hưởng.
Ngoài ra, nếu không thực hiện bước kiểm tra (Check), nếu để xảy ra hàng lỗi mà không sản xuất thay thế, chúng ta cũng không đủ số lượng để giao cho khách hàng. Hơn nữa, nếu không điều chỉnh (Action) để xử lý lỗi này thì vấn đề thiếu hàng sẽ xảy ra hàng ngày.
Nói theo cách khác, khi vòng tròn PDCA không được thực hiện đầy đủ, lỗi không được khắc phục, không những làm mất lòng tin từ khách hàng mà còn làm tăng chi phí sản xuất gât ảnh hưởng đến doanh thu của công ty.
Do đó, việc lên kế hoạch, thực hiện và kiểm tra xem hoạt động sản xuất thực tế có theo đúng kế hoạch ban đầu hay không để có bước điều chỉnh rất quan trọng trong hoạt động quản lý sản xuất.
Vòng tròn PDCA sẽ được thực hiện như thế nào?
1. Lên kế hoạch rất quan trọng: Kế hoạch và phát triển sản phẩm
Công đoạn quan trọng nhất trong vòng quay PDCA chính là lên kế hoạch (Plan). Có nhiều dạng kế hoạch: Kế hoạch phát triển sản phẩm mới, kế hoạch sản xuất tháng, kế hoạch sản xuất tuần, kế hoạch kaizen… Chất lượng của kế hoạch sẽ quyết định chất lượng của sản phẩm, số lượng tồn kho, cũng như chi phí sản xuất.
Vì vậy, đây là công đoạn quan trọng nhất.
2. Thực hiện khâu quyết định QCD: Hệ thống và hoạt động sản xuất
Nếu hoạt động sản xuất thực tế không được triển khai theo đúng kế hoạch thì không có ý nghĩa gì cả. Việc này mình đã giải thích ở ví dụ trên. Khi chúng ta thực hiện đúng kế hoạch đề ra thì 3 yếu tố sản xuất QCD sẽ được đảm bảo.
Vì thế, việc tiêu chuẩn hoá, tuân thủ quy định đã có và xây dựng hệ thống sản xuất thực sự rất cần thiết.
3. Kiểm tra để phán đoán nhanh và chính xác hơn: Quản lý thành tích và quản lý chi phí
Việc kiểm tra quá trình thực hiện có đạt theo tiêu chuẩn đã đề ra hay không rất quan trọng. Bởi vì việc này sẽ giúp chúng ta nắm được, ngày hôm nay có sản xuất đủ số lượng cần giao, có kịp thời hạn hay đạt tiêu chuẩn chất lượng hay không.
4. Điều chỉnh sẽ giúp nâng cao năng lực cạnh tranh: Điều chỉnh và lên lại kế hoạch
Trong trường hợp, thành tích sản xuất không đạt kế hoạch đã đề ra, chúng ta cần điều chỉnh ngay lập tức. Việc chậm trễ điều chỉnh (đưa ra đối sách) có thể khiến tình trạng thêm tồi tệ hoặc tiếp tục phát sinh các vấn đề khác.
Công việc điều chỉnh bao gồm việc đưa ra ngay một đối sách tức thì và lên lại kế hoạch. Việc áp dụng một đối sách tức thì luôn đi kèm nguy cơ tái phát sinh vấn đề. Do đó, chúng ta cần có một kế hoạch với đối sách để giải quyết triệt để vấn đề phát sinh.
