Kaizen theo tiếng Việt có nghĩa là “cải thiện“. Tuy nhiện, do kaizen là một hoạt động, nên mình thích dùng từ này để làm nổi bật nó thay vì dịch ra như một động từ thông thường. [su_highlight background=”#DDFF99″ color=”#000000″ class=””]Bản chất của kaizen là thay đổi, không hài lòng với hiện trạng hay phương pháp hiện tại mà luôn tìm kiếm một phương pháp tốt hơn[/su_highlight]. Hoạt động Kaizen tại các công xưởng của Nhật Bản được bắt đầu nở rộ từ những năm 70 của thế kỉ trước cùng với sự ra đời của phương thức sản xuất Toyota. Nó giống như “liều thuốc kích thích” cho toàn ngành sản xuất của Nhật Bản chuyển mình. Đi đến đâu người ta cũng nhắc tới Kaizen, nhà nhà người người làm Kaizen. Và cho đến bây giờ Nhật Bản vẫn luôn tự hào với phong trào Kaizen và cũng là động lực để sản sinh ra những doanh nghiệp hàng đầu thế giới như Toyota, Komatsu…

Nếu ai đọc báo hay xem tin tức sẽ đều nghe thấy năng suất lao động của Việt Nam thuộc nhóm thấp nhất khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, thấp hơn những nước tiên tiến như Singapore, Nhật và Hàn Quốc đến cả chục lần.

Vậy tại sao người Việt Nam luôn được khen là thông minh, cần cù, chăm chỉ nhưng thực tế năng suất lao động của chúng ta vẫn thấp? Có nhiều cách định nghĩa và đáng giá năng suất, nhưng để đơn giản mình chỉ muốn giới thiệu nói cách tính năng suất lao động đơn giản và gần gũi với chúng ta nhất đó là số sản phẩm làm được trong một khoảng thời gian nhất định.

Chúng ta đang thiếu điều gì?

Một số chuyên gia cho rằng nguyên nhân của tình trạng năng suất lao động ở Việt Nam thấp là do lao động chưa được đào tạo phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, thể lực người lao động kém, kỹ năng yếu, kỹ thuật và công nghệ sản xuất thấp v.v…Coi như những gì chuyên gia đánh giá là đúng, vậy học sinh, sinh viên chúng ta sẽ cần làm gì để sau này ra trường sẽ trở thành người thợ, người kĩ sữ làm việc với năng suất cao khi mà hầu như tại các trường đại học hay cao đẳng không dạy những điều này?

Từ quan sát xung quanh mình nhận ra rằng rằng những học sinh giỏi không chỉ toàn những người có trí tuệ tốt từ khi sinh ra mà còn rất nhiều những bạn rất giỏi nhờ có cách làm việc hay học tập tốt. Có nghĩa là phương pháp học là yếu tố giúp những người không thực sự thông minh cũng có thể có những bước phát triển vượt bậc so với bạn bè cùng trang lứa. Những người có phương pháp học tốt hơn sẽ hoàn thành bài sớm hơn những người khác và dùng thời gian đó để làm những việc yêu thích. Theo mình những người như thế này là những người có “năng suât lao động” cao.

Một người công nhân có năng suất lao động cao là người như thế nào? Số lượng sản phẩm làm được có thể sẽ là chỉ số để đánh giá người này có làm việc năng suất hay không? Tại Nhật bản cũng vậy, người ta không dùng số năm kinh nghiệm để đánh giá năng suất lao động mà đánh giá theo tỷ lệ hoàn thành công việc được giao mỗi ngày nhờ vào các số liệu thống kê theo thành tích thực tế.

Tại Nhật Bản, để kinh nghiệm ít ảnh hưởng tới năng suất làm việc thì họ thường tiến hành tiêu chuẩn hóa mọi công việc có thể. Công việc được chia thành các công đoạn rõ ràng giúp một nhân viên mới chỉ sau một thời gian ngắn cũng có thể đạt năng suất giống với người có kinh nghiệm. Không những thế nhân viên mới luôn được khuyến khích phải thay đổi cả những phương pháp này để tìm kiếm một phương pháp tốt hơn. “Đừng để lệ thuộc bởi quy tắc hay quy chuẩn có sẳn”.

Như vậy, một phương pháp làm việc tốt sẽ là vũ khí hiệu quả để tăng năng suất lao động. Điều này có thể lý giải vì sao có những người làm việc rất chăm chỉ, thậm chí thường xuyên làm thêm giờ mà vẫn không hoàn thành công việc. Cũng có lẽ vì thế mà chúng ta thường quan niệm những doanh nghiệp thuộc các nước tư bản thường xuyên bóc lột lao động nhiều hơn ở các nước khác. Nhưng theo mình suy nghĩ này không chính xác. Họ luôn nghĩ cách để những người công nhân không thao tác lãng phí trong thời gian làm việc. Như thế họ vẫn có thể làm việc bình thường không vội vã mà lại đạt thành quả cao hơn. Ở Nhật Bản họ định nghĩa việc này là Kaizen.

Kaizen theo tiếng Việt có nghĩa là “cải thiện“. Tuy nhiện, do kaizen là một hoạt động, nên mình thích dùng từ này để làm nổi bật nó thay vì dịch ra như một động từ thông thường. Bản chất của kaizen là thay đổi, không hài lòng với hiện trạng hay phương pháp hiện tại mà luôn tìm kiếm một phương pháp tốt hơn. Hoạt động Kaizen tại các công xưởng của Nhật Bản được bắt đầu nở rộ từ những năm 70 của thế kỉ trước cùng với sự ra đời của phương thức sản xuất Toyota. Nó giống như “liều thuốc kích thích” cho toàn ngành sản xuất của Nhật Bản chuyển mình. Đi đến đâu người ta cũng nhắc tới Kaizen, nhà nhà người người làm Kaizen. Và cho đến bây giờ Nhật Bản vẫn luôn tự hào với phong trào Kaizen và cũng là động lực để sản sinh ra những doanh nghiệp hàng đầu thế giới như Toyota, Komatsu…

Hoat động Kaizen có thể áp dụng được ở Việt Nam hay không?

MÌNH TIN LÀ ĐƯỢC. Không chỉ ở Nhật Bản, tại những nước tiên tiến khác, tại các công xưởng trên thế giới hoạt động Kaizen vẫn đang được tiến hành và mở rộng. Và từ Kaizen đã được quốc tế hoá (Hình như bạn cũng biết mà). Bằng chứng là tại các doanh nghiệp lớn năng suất lao động ngày càng tăng lên, năng suất tăng sẽ giúp cắt giảm chi phí sản xuất, chi phí sản xuất được cắt giảm sẽ giúp làm hạ giá thành sản phẩm.

Kaizen là hoạt động chỉ được triển khai trong các công xưởng?

Không – Kaizen có thể thực hiện được ở bất cứ nơi đâu, trường học, công sở hay thậm chí trong hoạt động của mỗi cá nhân. Có thể từ trước tới nay, chúng ta hoàn toàn không để ý nhưng mình tin rằng có rất nhiều điều bất hợp lý đang tồn tại xung quanh chúng ta. Hãy nhìn vào giá sách của mình, bạn có nhận thấy điều gì không?

Sách về ngôn ngữ, sách chuyên ngành, sách về sản xuất… tất cả đều được sắp xếp một cách bừa bãi, không theo một quy định nào?. Điều gì sẽ xảy ra khi mình tìm một quyển sách? Mình nghĩ các bạn sẽ đoán mình sẽ mất khoảng 10s để tìm ra nó. Nhưng nếu mình muốn tìm một tài liệu photo trong đống tài liệu hỗn loạn kia, mình nghĩ sẽ tốn không dưới 30s. Liệu mình có thể tìm quyển sách trong 5 giây và tài liệu kia trong 10s không? Như thế mình sẽ tiết kiệm được 25s cho mỗi lần tìm kiếm. Có thể bạn đang nghĩ 25s có đáng để tiết kiệm?

Hãy thử tính, nếu một ngày bạn tìm kiếm đồ vật 10 lần, mỗi lần tiết kiệm được 25s thì bạn đã tiết kiệm được gần 5 phút và một năm bạn sẽ tiết kiệm được 1 ngày. Nên nhớ rằng trong sinh hoạt hay công việc bạn không chỉ tìm sách mà còn rất nhiều hoạt động khác nữa. Nếu mỗi hoạt động như thế bạn tiết kiệm cho mình một chút thời gian thì tổng cộng lại nó sẽ không ít đâu. Thay vào đó bạn hoàn toàn có thể dùng thời gian đó để thư giãn hoặc đầu tư cho những sở thích riêng tư của mình. Hay nói cách khác bạn đang tăng năng suất lao động của mình đấy. Thật đơn giản phải không nào? Ngoài ra việc sắp xếp gọn gàng cũng giúp bạn có thêm không gian để xếp thêm sách và hơn nữa là ấn tượng rất tốt đối với những người có cơ hội tiếp xúc với giá sách của bạn.

Một ví dụ khác, chúng ta sẽ cùng lôi chiếc ngăn kéo dưới bàn ra và xem có gì trong đó nhé. Có thể thấy ngay ngăn kéo đã đầy ắp đồ vật và khó có thể cho thêm vào đó nữa. Nhưng nếu ai hỏi để gì trong ngắn kéo thì mình khó có thể trả lời được nếu không lục tung nó lên để xem có gì trong đó.

Hãy cùng xem mình có gì trong ngăn kéo nhé. Bút, keo dán, hóa đơn, kẹo, giấy, báo… toàn những đồ vật nhìn thoáng qua trông có vẻ cần thiết nhưng tôi lại chẳng mấy khi sử dụng tới chúng. Vậy thì hãy thử phân loại xem đâu là những vật dụng thật sự cần thiết và không cần thiết.

Hãy dũng cảm bỏ những vật dụng không cầm thiết đi và bạn sẽ phải ngạc nhiên khi nhìn lại ngăn kéo của mình. Nó thực sự không chứa nhiều đồ như bạn vẫn nghĩ. Và khoảng trống kia tôi có thể dành để chứa những đồ khác.

Thật đơn giản phải không các bạn? Các bạn cũng có thể áp dụng nó tại nhà, hay tại chỗ làm việc trong những văn phòng, không nhất thiết phải là trong công xưởng. Những ví dụ tôi nêu trên đều có thể nói là Kaizen hay mình đã tự nâng cao năng suất làm việc của mình. Phương pháp mình áp dụng chính là 2S (Seiri và Seiton) với 2 nguyên tắc cơ bản là vứt bỏ những thứ không cần thiết và sắp xếp theo một trình tự đã định (Chi tiết về 2S các bạn tìm đọc trên web Blogsanxuat nhé). Tôi đã làm được và tôi tin bạn cũng làm được. Kaizen không có gì cao siêu và cần những ý tưởng to lớn, không cần bạn phải là một chuyên gia mới có thể Kaizen. Hãy bắt đầu từ những thứ nhỏ nhất, hãy thay đổi những thứ ngay xung quanh bạn. Đừng hài lòng với những thứ mình có, hãy tự hỏi mình “liệu nó có thể tốt hơn không?”.