Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch chi tiết nhất mà chúng ta sẽ xây dựng sau khi có kế hoạch dài hạn và kế hoạch trung hạn.

Kế hoạch này đóng vai trò quan trọng quyết định kì hạn giao hàng và tối ưu hoá tỷ lệ vận hành của các dây chuyền trong công xưởng.

Kế hoạch ngắn hạn cần những tiêu chuẩn thông tin chi tiết

Trong khi kế hoạch trung hạn được xây dựng theo đơn vị tuần thì kế hoạch ngắn hạn sẽ được lên theo đơn vị ngày. Vì bản kế hoạch này sẽ quyết định thứ tự hoạt động của các công đoạn nên thông tin tiêu chuẩn về các công đoạn, thời gian vận hành rất quan trọng.

Ví dụ, để lên kế hoạch sản xuất sản phẩm A chúng ta cần phải nắm được cần có những công đoạn nào và sử dụng thiết bị ra sao. Ngoài ra, thiết bị sử dụng cần mất bao nhiêu thời gian để gia công một sản phẩm.

Giả sử, chúng ta cần 10 phút để gia công một sản phẩm A. Như vậy, để gia công 100 sản phẩm cần 1000 phút. Thời gian thiết bị có thể hoạt động trong một ngày là 4800 phút (8 giờ). Tuy nhiên, thiết bị này hiện đang gia công một sản phẩm B và tiêu tốn 4000 phút. Có nghĩa là chúng ta chỉ có thể sử dụng thiết bị này 800 phút/ngày để gia công sản phẩm A.

Với 800 phút chúng ta sẽ chỉ gia công được 80 sản phẩm A. Như vậy, nếu nắm được những thông tin trên chúng ta sẽ lên được kế hoạch để sản xuất 20 sản phẩm bằng thiết bị khác hoặc tăng ca để sản xuất.

Từ ví dụ trên, để lên được kế hoạch ngắn hạn, chúng ta cần phải nắm rõ được có những loại thiết bị nào, năng lực gia công ra sao, thời gian có thể vận hành, thời gian tiêu tốn khi đổi mã hàng, cần bao nhiêu người vận hành, có cần làm thêm giờ hay không…

Việc kiểm tra thông tin về thành tích và tiến độ sản xuất rất quan trọng

Để lên được kế hoạch đầu tiên chúng ta cần nắm chính xác thông tin về thành tích sản xuất bao gồm: số lượng đã sản xuất, số lượng lưu kho…Thứ hai, chúng ta cần nắm được tiến độ sản xuất xem có theo đúng như kế hoạch đề ra hay không.

Ví dụ, nếu số lượng chi tiết lưu kho tại công đoạn trước thực tế ít hơn so với trên hệ thống, sẽ xảy ra trường hợp công đoạn trước không cung cấp đủ chi tiết cho công đoạn sau lắp ráp dẫn đến gián đoạn sản xuất và không kịp giao hàng.

Vì thế, để quản lý sản xuất được tiến hành thuận lợi, việc nắm được chính xác thông tin về thành tích và tiến độ sản xuất là rất quan trọng.

Chúng ta có hai cách để xây dựng kế hoạch sản xuất ngắn hạn:

• Lập kế hoạch lùi (Backward scheduling): Lên kế hoạch theo thứ tự ngược từ công đoạn cuối cho đến công đoạn đầu tiên dựa trên cơ sở là kì hạn giao hàng.
• Lập kế hoạch tiến (Forward Scheduling): Lên kế hoạch theo thứ tự từ công đoạn đầu đến công đoạn cuối.

Mấu chốt nằm ở việc có sử dụng tối đa năng lực sản xuất hay không?

Mục đích cuối cùng của việc kế hoạch sản xuất ngắn hạn chính là đảm bảo kì hạn giao hàng và sử dụng tối đa năng lực sản xuất của công xưởng.

Vì thế, việc lên kế hoạch sao cho tận dụng có thể nâng cao tỷ lệ vận hàng thiết bị nhất có thể là một yếu tố cần được lưu ý.

Các bạn có thể tham khảo một ví dụ đơn giản về cách lên kế hoạch sản xuất cho 3 sản phẩm với 3 công đoạn khác nhau như ở hình dưới. Việc sắp xếp sao cho máy A sau khi gia công xong sản phẩm A sẽ gia công ngay sản phẩm B sẽ giúp tăng tỷ lệ vận hành. Về lý tưởng, tỷ lệ vận hành của mỗi thiết bị cần tiến sát về mốc 100%.