Tại Toyota, từ lâu tư duy “Chất lượng phải được xây dựng trong từng công đoạn” trong TQM đã ăn sâu vào tiềm thức tại hiện trường sản xuất. Nhưng qua nhiều năm, trên một khía cạnh vào đó, tư duy này đôi khi chủ yếu chỉ tồn tại trong ý thức của mỗi nhân viên.

Để đảm bảo rằng tư duy “Chất lượng phải được xây dựng trong từng công đoạn” được triển khai thực tế dưới hiện trường, Toyota đã thay đổi với một cách tiếp cận khoa học nhằm mục tiêu giúp nhân viên của mình “Có thể đánh giá một công việc là tốt hay xấu ngay tại chỗ”. Đó là lý do họ bắt đầu thực hiện dự án “Tự hoàn thành trong công đoạn“.

Một ví dụ về dự án này chính là thử thách “Không để phát sinh sự cố rò nước khi trời mưa” tại Nhà máy Tsutsumi vào năm 1996. Khi đó, Toyota đã phân chia và kiểm tra lại 2000 yếu tố thao tác trong tổng số 800 công đoạn sản xuất liên quan. Kết quả của việc kaizen (cải tiến) triệt để các yếu tố nhằm thoả mãn các điều kiện sản xuất, điều kiện thiết bị, điều kiện kết cấu, số lượng lỗi rò rỉ do nước mưa đã giảm đáng kể. Bằng cách đưa vào một cách tiếp cận khoa học, dự án “Tự hoàn thành trong công đoạn” đã thành công ngay cả trong những lĩnh vực có độ khó cao trong hệ thống TQM.

Mặt khác, tại các bộ phận gián tiếp như hành chính tổng hợp, phát triển sản phẩm mới, các quy trình làm việc trở nên phức tạp và đa dạng hơn do sự phân công lao động và chuyên môn hoá ngày càng tăng nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng và thích ứng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ.

Ngoài ra, sự bận rộn do mở rộng kinh doanh và đa dạng hóa lực lượng lao động đã khiến cho việc tích lũy và sử dụng tài sản trí tuệ không thể theo kịp, dẫn đến gia tăng rủi ro như công việc thường xuyên phải làm lại.

Công việc của các bộ phận gián tiếp là một chuỗi các quyết định, và việc đưa ra từng quyết định một cách chính xác là rất quan trọng. Do đó, Toyota nghĩ rằng cách tiếp cận khoa học theo các bước dưới đây sẽ mạng lại hiệu quả rõ ràng cho công việc và hệ thống TQM:

1) Làm rõ mục đích và mục tiêu.

2) Xác định trình tự ra quyết định (quy trình) bao gồm các mối quan hệ với các bộ phận khác và chia nhỏ thành các yếu tố thao tác (công việc nhỏ).

3) Đưa ra các điều kiện (điều kiện sản phẩm đạt) cần thiết như thông tin và năng lực để có thể đưa ra quyết định chính xác trong từng yếu tố thao tác.

Dựa trên nhận thức về vấn đề này, Toyota đã phát triển một cách tiếp cận khoa học “Tự hoàn thành trong công đoạn” của riêng mình cho các bộ phận gián tiếp từ năm 2007.