Điểm thay đổi mà một yếu tố vô cùng quan trọng trong sản xuất. Một công xưởng không thể tốt hơn nếu không có thay đổi.

Nhiều công ty Nhật Bản đã thay đổi để vươn lên trở thành những công ty hàng đầu thế giới vào năm 80 của thế kỷ trước.

Tuy nhiên, không phải tất cả thay đổi đều mang lại kết quả tích cực như chúng ta mong đợi. Đặc biệt là những thay đổi bị động, ngoài dự đoán của chúng ta xảy ra trong công việc hàng ngày.

Ví dụ, hôm nay trong xưởng đột nhiên cho một vài nhân viên bị ốm, cần người thay thế vị trí của họ. Thiết bị bỗng nhiên trục trặc, cần thay thế linh kiện.

Những thay đổi bị động này thường mang đến nhiều rắc rối và cũng như gây phát sinh phế phẩm. Vì vậy, việc dự đoán trước và quản lý điểm biến đổi là một việc cần thiết trong hoạt động quản lý chất lượng.

Định nghĩa

Trong hoạt động sản xuất hàng ngày, có những thay đổi đột nhiên (không phải thay đổi có ý đồ từ trước, cũng không phải thay đổi chúng ta mong muốn) dẫn đến phát sinh sự cố. Việc quản lý những yếu tố thay đổi này để phòng ngừa phát sinh sự cố được gọi là quản lý điểm thay đổi.

Ví dụ, khi một nhân viên vắng mặt đột xuất, và được thay thế bởi nhân viên khác. Cho đến khi quen việc thì khả năng nhân viên thay thế gặp lỗi là rất cao. 

Trong sản xuất, điểm biến đổi được thể hiện bởi 5M1EI. Đây là những yếu tố ảnh hưởng tới kết quả công việc và là những yếu tố cần được quản lý khi có thay đổi.

• Man: Con người.
• Machine: Thiết bị, máy móc, khuôn…
• Material: Vật liệu, chi tiết
• Method: Phương pháp giao công, thay thế, kỹ năng…
• Measurement: Đo lường, thí nghiệm
• Environment: Môi trường, thời gian làm việc
• Information: Thông tin, quản lý

Lưu ý trong quản lý điểm thay đổi

• Điều quan trọng nhất trong quản lý điểm thay đổi đó là “lưu lại lịch sử thay đổi”. Đây sẽ là điểm mấu chốt để chúng ta truy tìm nguyên nhân khi có sự cố xảy ra. Tại công ty mình làm việc, mỗi khi thay đổi nhân viên thì thông tin về nhân viên thay thế và lịch sử đào tạo sẽ được lưu lại. Ngoài ra, thông tin về chi tiết sử dụng để lắp sản phẩm cũng được quản lý. Nếu một chi tiết nào đó phát sinh hàng lỗi thì toàn bộ sản phẩm sử dụng cùng lô chi tiết đó sẽ được kiểm tra. Việc quản lý này giúp ngăn ngừa nguy cơ hàng lỗi lọt tới tay khách hàng.
• Để thực hiện việc quản lý này thì đương nhiên cần một biểu mẫu dạng “Biểu quản lý điểm thay đổi” hay “Biểu quản lý thay đổi 5M1IE”. Công ty mình sử dụng “Biểu quản lý thay đổi nhân viên” và “Biểu lưu trữ lịch sử đào tạo”.
• Ngoài ra, điểm lưu ý thứ ba là cần làm sáng tỏ những mục cần quản lý thay đổi (theo hình thức nhân – quả) để không bị động trong khâu quản lý. Ví dụ, khi thay đổi con người thì khả năng sẽ xảy ra sự cố nào. Việc lường trước nguy cơ xảy ra giúp chúng ta có thể chủ động trong việc phòng ngừa phát sinh sự cố.