Trong hai bài viết Blogsanxuat đã giới thiệu với các bạn về Seiri. Từ bài viết này này chúng ta sẽ tiếp tục với phần tiếp theo Seiton (Sắp xếp). Seiton là khái niệm chỉ việc đặt những thứ cần thiết vào những thời điểm cần thiết sao cho có thể dễ dàng sử dụng, và biểu thị một cách rõ ràng dễ hiểu sao cho ai cũng có thể sử dụng.
1. Sắp xếp tại nơi sản xuất
Seiri đã giúp chúng ta phân loại thứ cần và thứ không cần, chỉ những thứ cần thiết được giữ lại. Bước tiếp theo là chúng ta cần đặt những thứ cần thiết này vào những vị trí dễ dàng sử dụng. Ví dụ, dụng cụ dọn dẹp được quy định đặt để bên cạnh nhà vệ sinh, khi có những quy định như thế này sẽ loại bỏ được lãng phí tìm kiếm. Một ví dụ khác đó là phân khu cho lô hàng hỏng và hàng đạt tiêu chuẩn sẽ tránh được sai sót lẫn hàng, tức sẽ giúp phòng tránh được những vấn đề liên quan tới chất lượng sản phẩm.
Việc quy định chỗ đặt để cũng cần phải lưu tâm sao cho dễ sử dụng. Trong quá trình lắp ráp, nếu người công nhân lấy linh kiện từ bên tay phải thì hãy xếp vị trí của những linh kiện này ở phía bên phải khu vực làm việc, như vậy loại bỏ được lãng phí do phải di chuyển. Cách đặt để cũng là một trong những tiêu chí quan trọng của Seiton. Những dụng cụ hoặc linh kiện thường xuyên sử dụng sẽ được đặt gần hơn, hướng đặt dụng cụ sao cho dễ dàng lấy ra, nếu đặt dụng cụ sắc nhọn thì đặt chuôi gần tay người sử dụng…
2. Sắp xếp giữa các bộ phận
Seiton không chỉ áp dụng cho các công xưởng, Seiton là khái niệm được áp dụng cho cả những bộ phận khác trong đó có cả những công việc văn phòng. Việc sắp xếp được tuân thủ theo nguyên tắc những thứ sử dụng thường xuyên thì đặt gần, những thứ ít sử dụng hơn thì đặt ở xa.
Ví dụ về cách sắp xếp các folder trong máy tính, nếu tài liệu nào cần sử dụng thường xuyên thì nên đặt ở desktop hoặc tạo đường dẫn ra desktop, đặt ở ổ đĩa sao cho có thể mở file chỉ sau một click chuột.
Các tài liệu giấy cũng hoàn toàn tương tự, những tài liệu liên quan tới các project đang chạy tất nhiên sẽ phải ưu tiên đặt ở ngoài cùng giá tài liệu, đối với những project cũ có thể đặt ở góc sâu hơn. Để dễ sử dụng, những file tài liệu cùng loại cũng có thể được gom lại trong cùng một folder để bảo quản. Phân loại các folder này sẽ tùy vào người sử dụng, ví dụ phân loại theo thời gian, phân loại theo sản phẩm, phân loại theo đối tượng khách hàng…
Tùy theo đặc trưng của tài liệu có thể chọn cách phân loại phù hợp, sao cho việc tìm ra các tài liệu chỉ tốn chưa đầy 10 giây. Nếu thời gian tìm những tài liệu này cần tới đơn vị phút thì chúng ta cần xem lại cách sắp xếp.
3. Seiton khác với xếp gọn
Xếp gọn là khái niệm chỉ việc sắp xếp đồ đạc một cách gọn gàng và đẹp mắt, không cần phải lưu ý tới việc có dễ sử dụng hay không. Bởi vậy Seiton và xếp gọn là hai khái niệm thuộc hai phạm trù hoàn toàn khác nhau.
Các bạn chú ý vấn đề này để hiểu và áp dụng cho hiệu quản nhé.
4. Những điểm chính trong Seiton
- Trước khi Seiton cần Seiri
- Lưu ý tới yếu tố “dễ sử dụng”
- Quy định chỗ đặt, cách đặt sao cho phù hợp với thứ tự và phương pháplàm việc
- Quy định cách đặt để phù hợp với việc cầm nắm, và cách vận chuyển
- Những thứ thường dùng thì đặt gần
- Sắp xếp sao cho dễ dàng di chuyển ứng với từng phân đoạn trong công việc
- Sắp xếp sao cho ai cũng có thể hiểu được, ai cũng có thể tìm ra được thứmuốn tìm
- Sắp xếp sao cho có thể dễ dàng đưa trở lại sau khi sử dụng
- Không phải là cách sắp xếp sao cho đẹp mắt
Cám ơn bạn N.S.C đã đóng góp bài viết cho Blogsanxuat.
