Hiểu được nội dung kỹ năng và trình độ của mỗi cá nhân, việc quản lý nhóm sẽ dễ dàng hơn. Hơn nữa, bản thân cần phải trau dồi kỹ năng gì cũng trở nên rõ ràng.

Khi có những công việc chỉ một nhân viên mới làm được, mà nhân viên đó nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận thì bộ phận đó sẽ rơi vào trạng thái rối loạn. Để tránh những tình huống như vậy xảy ra, Toyota đã xây dựng thói quen “không tạo ra những việc chỉ một người làm được”, và duy trì thói quen đó bằng cách suy nghĩ xây dựng tiêu chuẩn hoặc đào tạo những nhân viên đa năng.

Thêm vào đó, tại Toyota, kĩ năng của các thành viên trong mỗi bộ phận được tóm tắt lại vào bảng theo dạng ma trận.

Người ta gọi tên bảng này là “Bản đồ kỹ năng”. Đối với từng kỹ năng, các thành viên có mức độ thành thục như thế nào sẽ được biểu diễn bằng hình tròn chia làm 4 phần. Chẳng hẳn, người ta sẽ tô màu hình tròn dựa vào trình độ “Làm được một mình” sẽ là 1 phần, “Hoàn thành đúng giờ” sẽ là 2 phần, “Đối ứng được khi phát sinh rủi ro” sẽ là 3 phần, “Có thể kaizen và hướng dẫn cấp dưới” sẽ là 4 phần. (Nếu một mình vẫn không thể làm được sẽ để trắng).

Chuyên gia đào tạo Yoshiya Ogura có nói như thế này về lợi ích của “bản đồ kỹ năng”:

“Bằng việc tóm tắt vào bản đồ kỹ năng, ai – làm việc gì – trình độ thế nào sẽ trở nên rõ ràng. Cả việc công ty đang thiếu nhân viên có kỹ năng gì cũng thấy ngay được. Nhờ vậy, người quản lý sẽ đa năng hoá nhân viên để có thể đáp ứng kỹ năng mà tập thể đang thiếu, từ đó loại bỏ sự mất cân bằng về nhân viên và các kỹ năng. Kết quả là việc quản lý công việc cũng như sắp xếp nhân sự trở nên dễ dàng hơn.

Đặc biệt, Toyotacó thói quen ‘Rút từ những người ưu tú ra khỏi bộ phận để họ đảm nhận những dự án liên quan đến nhiều bộ phận’. Để lấp khoảng trống của những người này, chúng tôi sẽ đối chiếu với bản đồ kỹ năng để suy xét cần trang bị cho ai những kỹ năng gì.”

Quản lý kỹ năng nhân viên bằng “bản đồ kỹ năng” ứng dụng được ở bất kì bộ phận nào.

Nếu là bộ phận bán hàng, chúng ta xây dựng bản đồ kỹ năng dựa trên việc chia nhỏ các kỹ năng cần thiết như “kiến thức sản phẩm”, “khả năng thuyết trình”, “ứng phó than phiền từ khách hàng”, “lập hồ sơ giấy tờ”.

Bằng cách trực quan hoá những kỹ năng trên trong bộ phận công ty, mỗi thành viên có những kỹ năng gì sẽ trở nên dễ thấy, từ đó có thể vừa theo dõi sự cân bằng tổng thể vừa đốc thúc nhân viên học tập những kỹ năng cần thiết.

Thêm vào đó, việc trực quan hoá kỹ năng cá nhân cũng giúp từng cá nhân nhận ra khả năng của bản thân ở mức độ nào, còn thiếu những kỹ năng gì. Thông quá đó kích thích tinh thần vươn lên cũng như đánh động nguy cơ bị tụt lại so với đồng nghiệp của mỗi nhân viên.

_______________________________

Tham khảo: Thói Quen Của Toyota – Nghệ Thuật Nâng Cao Năng Suất Công Việc – NXB Phụ Nữ

Chi tiết: https://bit.ly/3AWWAFv