Chế độ “Đề xuất 3 dòng” được ông Nakashima đặt tên với mục đích ban đầu để nhân viên đưa ra đề án với 3 nội dung chính:

“vấn đề”, “phương án cải thiện”, và “hiệu quả”.

Mỗi nội dung được viết một dòng. Điều đặc biệt là với mỗi đề mục kể trên, người viết chỉ cần viết ngắn gọn trong một dòng. Việc này giúp những người công nhân làm việc trong công xưởng, người không có khả năng viết hay không mấy hứng thú với việc viết lách cũng có thể dễ dàng đưa ra ý kiến của mình.

Chế độ đề xuất ba dòng chính là tên gọi đơn giản của chế độ đề xuất ý tưởng sáng tạo. Nó được tạo ra nhằm khuyến khích nhân viên viết ra các bản đề án trong thời gian rảnh rỗi và nhờ sự đơn giản đã giúp làm tăng số đề xuất từ nhân viên tới cấp trên.

Mặt khác, khi nhận được những bản đề xuất, các tổ trưởng, xưởng trưởng, trưởng phòng phải xem xét một cách kỹ lưỡng để đưa ra câu trả lời cho ngưởi đề xuất. Họ cần đưa ra những điểm được và chưa được của từng bản đề xuất, việc kiểm tra một số lượng rất lớn như trên chắc chắn sẽ rất vất vả. Tuy nhiên, từ quá trình lặp đi lặp lại công việc này sẽ tạo nên sự tin tưởng lẫn nhau. Hơn nữa, nó còn giúp cả người cấp dưới đưa ra đề xuất và người cấp trên nhận đề xuất sẽ cùng nhau suy nghĩ “nên làm thế nào để các đề xuất có thể trở nên tốt hơn, chất lượng hơn”. 

Việc thực hiện chế độ “đề xuất ba dòng” đã giúp thay đổi thái độ của các tổ trưởng khi tiếp xúc với nhân viên cấp dưới, người trước đây luôn chỉ nghĩ “tôi là tổ trưởng” và đơn phương đưa ra mệnh lệnh.

Những người cấp trên đã dần để tâm hơn tới những cảm xúc, nguyện vọng của nhân viên, cùng nhau suy nghĩ và nâng cao được tinh thần làm việc nhóm.

Ở Toyota, ngoài chế độ đề xuất đề xuất ý tưởng sáng tạo, hoạt động kaizen, hoặc câu lạc bộ QC , còn rất nhiều hoạt động, cơ chế khác để khuyến khích nhân viên suy nghĩ.

Cũng có thể sẽ có nhiều người nghĩ “Chính vì đó là Toyota nên mới làm được”. Tuy nhiên, theo chúng tôi trong bất cứ công việc nào cũng vậy. Chỉ có việc không ngừng suy nghĩ mới có thể nâng cao chất lượng công việc và trở thành nền tảng của việc giáo dục con người.

Không nên đưa câu trả lời ngay cho nhân viên mà phải khuyến khích nhân viên suy nghĩ và tự tìm ra câu trả lời.

Các cấp trên chỉ cần ý thức việc này mỗi khi tiếp xúc với cấp dưới sẽ giúp họ trưởng thành, tiến bộ một cách nhanh chóng, từ đó có thể cống hiến nhiều hơn cho lợi ích của công ty và tổ chức.

Tham khảo: Nghệ Thuật Đào Tạo Nhân Sự Theo Phong Cách Toyota – NXB Phụ Nữ

Chi tiết: https://bit.ly/3pnxCuA