Để xây dựng được hệ thống sản xuất bổ sung để giảm lãng phí tồn kho thì chúng ta cần xây dựng được Store.
Store là một khái niệm được sử dụng trong hệ thống Kamban tại Toyota. Store được định nghĩa là nơi đặt để hàng tồn kho của sản phẩm, bán thành phẩm, hay nguyên vật liệu.
Tức là mọi vị trí đặt để nguyên vật liệu chi tiết đều được coi như một Store và vận hành dựa trên 5 nguyên tắc sau.
Bạn cũng có thể coi mỗi Store giống như một siêu thị thu nhỏ, vì nguyên tắc nhập hàng và bán hàng là tương tự.
Quy tắc 1: Cần có một địa chỉ cụ thể
Quy tắc đầu tiên sẽ quy định mỗi chi tiết (sản phẩm) phải có một vị trí bảo quản nhất định. Tức là sản phẩm A phải luôn đặt ở vị trí A. Chúng ta không tuỳ tiện thay đổi vị trí đặt này.
Việc này sẽ giúp chúng ta giảm thời gian tìm kiếm chi tiết. Đặc biệt, còn giúp chúng ta phát hiện được ngay trong trường hợp hết chi tiết hay thiếu chi tiết.
Quy tắc 2: Cần biểu thị rõ ràng
Đây chính là việc đặt tên cho chi tiết (sản phẩm) và gắn tên đó ở cùng vị trí đặt chi tiết đó.
Việc biểu thị tên chi tiết trên cả hiện vật và vị trí bảo quản sẽ giúp chúng ta trực quan hoá được việc đặt đúng chi tiết ở đúng vị trí.
Khi đã có biểu thị rồi thì người đặt chi tiết cũng không thể tuỳ tiện hay nhầm lẫn vị trị đặt chi tiết.
Quy tắc 3: Dễ tìm kiếm
Tìm kiếm là công việc chúng ta không muốn làm bởi đây chính là lãng phí.
Nếu bạn đã từng đi tìm chi tiết trong một cái kho lộn xộn, chắc cũng sẽ cảm thấy rất bực mình phải không nào. Mình cũng từng trải qua cảm giác này.
Một công xưởng sản xuất sản phẩm càng phức tạp thì số lượng chi tiết càng lớn và việc tìm kiếm càng mất thời gian. Vì vậy, việc tìm kiếm chi tiết là không thể tránh khỏi nên chúng ta sẽ tìm một phương pháp để việc tìm kiếm trở nên đơn giản, nhanh chóng để tiết kiệm thời gian.
Đó là xây dựng quy tắc đặt chi tiết.
Bạn có thể quy định đặt chi tiết theo kích cỡ: khu vực chi tiết lớn, khu vực chi tiết vừa, khu vực chi tiết nhỏ. Hoặc nếu công xưởng của bạn quản lý chi tiết theo mã hàng, hãy quy định đặt chi tiết theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn hoặc ngược lại.
Quy tắc 4: Có thể sử dụng trước chi tiết cho vào trước
Đây là quy tắc sử dụng trước những chi tiết được nhập vào xưởng trước. Ví dụ, một chi tiết được mua và nhập kho vào đầu tháng thì cần được sử dụng trước chi tiết nhập vào cuối tháng.
Đây cũng là quy tắc quan trọng trong quản lý chất lượng. Khi chi tiết bị bảo quản càng lâu thì nguy cơ xảy ra các vấn đề chất lượng càng lớn như rỉ sét, biến dạng…
Đặc biệt, khi phát hiện ra hàng lỗi chúng ta có thể truy tìm vết tích của lot hàng đã sử dụng nếu chi tiết được sử dụng theo thứ tự thời gian.
Quy tắc số 5: Cần một hệ thống để không xảy ra tình trạng hết chi tiết (sản phẩm)
Hết chi tiết là một trong những lãng phí quan trọng cần được loại bỏ.
Bạn hãy thử tưởng lượng một dây chuyền 10 người đang lắp sản phẩm mà hết chi tiết thì chuyện gì sẽ xảy ra? Đương nhiên, 10 nhân viên đó sẽ không có việc làm và cả những nhân viên ở kho cũng rảnh tay vì lượng hàng nhập không có.
Vì vậy, chúng ta cần một hệ thống để không xảy ra tình trạng hết chi tiết (sản phẩm) và đây chính là hệ thống sản xuất bổ sung mình đã giới thiệu ở bài trước. Việc gửi thông tin về số lượng và chủng loại chi tiết cần thiết tới công đoạn trước sẽ giúp chi tiết được bổ sung ngay vào Store để tránh phát sinh tình trạng hết chi tiết.
Trong 5 quy tắc trên thì quy tắc 1 (cần có một địa chỉ cụ thể) là quan trọng nhất trong việc giảm lãng phí tồn kho. Việc quyết định chi tiết nào được đặt ở đâu sẽ giúp chúng ta biết được vị trí của chi tiết khi cần. Khi tìm tới nơi đặt để chi tiết đó mà không có thì có nghĩa là đã hết hàng và không cần tìm ở nơi khác. Đây là quy tắc đặc biệt quan trọng cần tất cả mọi nhân viên đều phải tuân thủ. Hơn nữa, nếu ở vị trí đó có quá nhiều chi tiết cùng loại thì có thể chúng ta đang để phát sinh lãng phí tồn kho. Từ đây, có thể đặt ngay câu hỏi “Liệu có thể giảm bớt lượng tồn kho này không?”.
Có nghĩa là, lãng phí do sản xuất quá nhiều và lãng phí tồn kho chủ yếu phát sinh bởi nguyên nhân chúng ta không nắm được ở đâu, có cái gì, với số lượng bao nhiêu. Việc này còn gây phát sinh lãng phí thời gian tìm kiếm chi tiết.
Ngoài ra, việc biểu thị bằng các bảng to, chữ rõ ràng kết hợp thêm mầu sắc cũng rất quan trọng. Hãy thử đi vào các siêu thị lớn bạn sẽ nhận thấy điều này. Các siêu thị luôn treo những biển hiệu rất lớn và dễ nhìn để giúp những khách hàng lần đầu tiên đến cũng dễ dàng tìm được sản phẩm mình muốn.
Trên đây là 5 quy tắc giúp các bạn nhìn lại hệ thống kho cũng các vị trí đặt để. Nếu có vấn đề, bạn hay kaizen để loại bỏ lãng phí nhé.
