Khi tiếp xúc với nhiều nhà quản lý sản xuất, tôi biết rằng, họ đang gặp khó khăn đối với vấn đề hệ thống quản lý chất lượng của họ. Đại loại như là, “Bên anh đã xây dựng hệ thống hoàn chỉnh đâu vào đó rồi, thế nhưng tỉ lệ lỗi công đoạn vẫn rất cao và số lượng than phiền khách hàng vẫn còn nhiều dẫn đến chi phí để đối ứng rất tốn kém”, hay là “Hệ thống có rồi, quy định có rồi mà đi thị sát hiện trường thì chẳng thấy ai tuân theo quy định cả. Khi hỏi thì mới biết họ không biết có quy định đó, quy định đó họ quên…”.
Chúng ta thường sử dụng rất nhiều thời gian để xây dựng nên hệ thống quản lý, thế nhưng việc vận hành và duy trì hệ thống quản lý rất ít được chú tâm. Đây được gọi là tâm lý “đánh phủ đầu”. Nghĩa là, chỉ có chỉ thực hiện và duy trì nghiêm ngặt trong thời gian đầu, về sau thì buông lỏng quản lý, phó mặc cho người dưới hiện trường. Trong PDCA thì có lẽ các nhà quản lý đó mới chỉ thực hiện được P và D, còn C và A thì hoàn toàn không có.
Khi có vấn đề phát sinh, người quản lý thường hay bao biện với lý do rằng “Có quy định rồi mà, ban hành tiêu chuẩn rồi mà, anh nhớ là đưa cho bên em hướng dẫn rồi mà…”. Họ chỉ đưa ra quy định, tiêu chuẩn, hướng dẫn rồi để đó mà không xác nhận xem ở hiện trường thực hiện như thế nào. Họ lơ đễnh việc thị sát tuân thủ, họ cứ đinh ninh là bên dưới đã thực hiện mà không để tâm đến. Có nhiều vấn đề mà nhà quản lý cần phải xem xét lại, đặc biệt là cách vận hành hệ thống quản lý trong nội bộ.
Khi ban hành quy định, tiêu chuẩn hay hướng dẫn, chúng ta cần phải đào tạo cho nhân viên dưới hiện trường, theo dõi sự tuân thủ của họ. Trong trường hợp cần phải kaizen quy định, tiêu chuẩn và hướng dẫn, cần phải đánh giá thực tế để kaizen. Đồng thời, việc giám sát hiện trường và tái đào tạo quy định một cách định kỳ cũng rất cần thiết. Khi phát hiện có nhân viên không tuân thủ, cần xem xét lại hệ thống để đưa ra phương án xử lý phù hợp.
Việc xây dựng hệ thống rất quan trọng, nhưng việc vận hành và duy trì hệ thống cũng quan trọng không kém. Nhà quản lý cần xây dựng cơ chế giám sát vận hành hệ thống để hệ thống được vận hành một cách trơn tru nhất.
