Hiện nay để giải quyết vấn đề liên quan tới quản lý chất lượng (QLCL) chúng ta có khá nhiều phương pháp và công cụ hỗ trợ. Trong số đó “7 công cụ QC” là một trong những công cụ mà ai cũng có thể dễ dàng áp dụng. Trong chuyên đề này, blogsanxuat sẽ lần lượt giới thiệu tới các bạn loạt bài về “7 công cụ QC” và cách áp dụng trong hoạt động QLCL .

Làm nổi bật vấn đề

Khi cảm nhận thấy có vấn đề người ta thường thu thập dữ liệu một cách khách quan về để đánh giá nó. Bằng cách dùng các thủ pháp, người ta sẽ nhào nặn dữ liệu thu được để tìm ra vấn đề.

1. Nếu cảm thấy có vấn đề hãy thử đánh giá một cách khách quan.

Bạn vẫn thường nghe những lời than thở tại nơi làm việc của mình? “Dạo này công việc có vẻ nhiều khó khăn” và câu trả lời “Tôi cũng nghĩ thế, và cũng cố gắng xử lý rồi, hầu như không có sự cố đáng tiếc nào xảy ra cả”. Khi đó, tùy từng người mà có suy nghĩ rằng “Công việc dạo này có nhiều khó khăn” là một vấn đề. Những người như thế thường sẽ suy nghĩ đâu là nguyên do của vấn đề? Vậy làm thế nào để có thể để tìm ra vấn đề và đánh giá một cách khách quan vấn đề đó.

2. Tập hợp dữ liệu để có thể đánh giá vấn đề một cách khách quan.

Trong nội dung câu chuyện trên chúng ta có thể lọc ra được một số từ khóa như “Thời gian xử lý”, “Số lượng sự cố”, “Tỷ lệ vấn đề được giải quyết”. Nếu chúng ra thử thu thập những dữ liệu liên quan tới những từ khóa trên thì sao? Nếu thử đo thời gian xử lý một vấn đề thì chúng ta có thể thấy có người sẽ xử lý vấn đề này trong 120 phút, cũng có người chỉ xử lý vấn đề này trong 90 phút. Hay nếu đếm số sự cố xảy ra chúng ta cũng có thể nắm được số lượng cụ thể.

3. Xử lý số liệu sẽ làm nổi lên vấn đề tiềm ẩn.

Nếu thử xếp chồng thời gian xử lý các vấn đề của mỗi người nằm cạnh nhau, chúng ta có thể thấy hầu hết các vấn đề đều được giải quyết vào khoảng trên dưới 90 phút, tuy nhiên vấn đề lại xảy ra ở khoảng thời gian 120 phút. Ngoài ra, nếu thử vẽ đường gấp khúc biểu thị số lượng sự cố xảy ra trong 1 tháng thì chúng ta cũng có thể thấy có những tháng chỉ có 1~2 vụ nhưng cũng không ít tháng có tới 4~5 vụ. Nếu nhìn thấy dấu hiệu của vấn đề bạn không nên phán đoán bằng cảm giác. Hãy đo đạc, thu thập những dữ liệu thực tế rồi thử vẽ biểu đồ. Thao tác này sẽ giúp bạn nhìn ra vấn đề.

Vậy nên dùng loại biểu đồ nào và làm sao để có thể sử dụng chúng một cách linh hoạt để nhìn ra vấn đề?

Trong việc giải quyết vấn đề hiện nay có khá nhiều phương pháp được sử dụng và trong số đó “7 công cụ QC” là một trong những thủ pháp mà ai cũng có thể dễ dàng sử dụng. “7 công cụ QC là thủ pháp được dùng theo khi phân tích dữ liệu, chủ yếu là số liệu được thu thập trong quy trình công việc như số lượng vấn đề, thời gian phát sinh vấn đề…

Vậy cụ thể, 7 công cụ QC là gì? Dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những điểm chính7 về công cụ QC:

– Biểu đồ Histogram: là thủ pháp dùng để quan sát sai lệch trong các công đoạn bằng bằng cách thu thập dữ liệu, rồi chia phạm vi tồn tại của dữ liệu thành nhiều khoảng nhỏ và biểu thị bằng đồ thị dạng cột.

– Đồ thị: là thủ pháp giúp người dùng có thể nhìn tổng thể vấn đề với một cái nhìn bằng cách biểu thị mối quan hệ tương đối của 2 hoặc nhiều hơn 2 dữ liệu.

– Biểu đồ phân bố: là thủ pháp dùng để biểu thị đặc tính của 2 yếu tố.

– Biểu đồ quản lý: là thủ pháp dùng để phán đoán hiện trạng của các công đoạn (bình thường hay bất thường) thông qua việc quản lý sai lệch tự nhiên và sai lệch bất thường trong từng công đoạn sản xuất.

– Phiếu kiểm tra: là thủ pháp dùng để nắm bắt trạng thái bất ổn hiện tại bằng cách lưu dữ liệu, đếm và chỉnh lí.

– Biểu đồ đặc tính yếu tố (biểu đồ xương cá): là thủ pháp chỉnh lý nguyên nhân chính của vấn đề bằng biểu đồ biểu thị mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả.

– Biểu đồ Pareto: là công cụ làm nổi bật các vấn đề quan trọng bằng cách lấy dự liệu dựa vào phương cách phân tầng khuyết điểm, phế phẩm…theo từng hiện tượng riêng biệt rồi sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần.

Tính cần thiết của việc thu thập dữ liệu

Vậy tại sao lại cần phải thu thập dữ liệu?

Nếu chúng ta đánh giá một sự việc bằng cảm giác thì tùy theo từng người mà cách đánh giá, và cách đưa ra phán đoán sẽ khác nhau. Tuy vậy, nếu có thể thu thập được dữ liệu thì chúng ta có thể dễ dàng đánh giá sự việc một cách khách quan. Quan trọng hơn nữa, những người liên quan cũng có thể có một cái nhìn chung về hiện trạng cùa vấn đề. Hơn thế nữa nếu thử “chế biến” những dữ liệu này một chút, có thể những thay đổi rất nhỏ mà chúng ta thường không để ý tới sẽ hiện ra, hay dễ dàng nắm bắt được hiện trạng. Điều này có nghĩa là, khi để ý tới một vấn đề, muốn đánh giá một cách khách quan, muốn tìm ra đầu mối để giải quyết thì việc thu thập dữ liệu là không thể thiếu. Dữ liệu biểu thị sự việc thường được chia thành 2 dạng lớn là “dữ liệu số trị” và “số liệu ngôn ngữ”. Tùy vào, vấn đề, phương pháp giải quyết vấn đề mà chọn dữ liệu thu thập sao cho phù hợp. Dưới đây sẽ là cách để chúng ta có thể lấy được dữ liệu thích hợp:

– Bước 1: Bạn muốn biết về cái gì (mục đích).Ví dụ: Có sự phát sinh phế phẩm hay không? Tất cả tài liệu có được sử lý ổn thỏa hay chưa?

– Bước 2: bạn định dùng đại lượng nào để định lượng (Công cụ). Ví dụ: Số lượng phế phẩm, tỉ lệ xử lý

– Bước 3: Bạn định dùng phương pháp nào để đo đạc (Phương pháp đo). Ví dụ: kiểm tra bề ngoài sản phẩm, kiểm tra thời gian hoàn thành xử lý tài liệu

– Bước 4: Bạn định đo trong phạm vi nào? Ví dụ: Từ 4/20~9/20, số lượng tài liệu đã xử lý trong 1 tháng

– Bước 5: Ai sẽ là người thực hiện (người chịu trách nhiệm)

Cách chọn thủ pháp sử dụng

Những thủ pháp trong “7 công cụ QC” đều có đặc trưng riêng, nhưng để chọn được thủ pháp phù hợp, trước tiên chúng ta phải làm sáng tỏ mục đích sử dụng nó. Vì vậy, hãy bắt đầu từ vấn đề bạn muốn biết để chọn công cụ cho phù hợp. “7 công cụ QC” hầu như đều được xây dựng theo nguyên tắc chung là thu thập dữ liệu sau đó biểu thị bằng biểu đồ. Mặc dù vậy mỗi công cụ đều có đặc trưng riêng, và nếu chúng ta muốn sử dụng chúng một cách có hiệu quả thì trước tiên phải làm rõ mục đích phân tích dữ liệu, rồi chọn thủ pháp phù hợp nhất cho mục đích.

Dưới đây mà cách chọn thủ pháp dựa vào các mục đích khác nhau:

– Mieruka (cụ thể hóa vấn đề): Để làm được điều này cách tốt nhất là làm sáng tỏ sự khác biệt bằng cách so sánh hiện tại và quá khứ, hay so sánh với mục đích đã đề ra. Khi đó biểu đồ đường cong, biểu đồ cột, hay biểu đồ quản lý sẽ phát huy hiệu quả.

– Suy nghĩ về nguyên nhân của vấn đề: Để tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề mà chúng ta đã thấy, cách tốt nhất là tìm kiếm thông qua 2 giai đoạn sau. Đầu tiên, hãy nhìn tổng thể như một chú chim đang bay nhìn xuống cánh rừng, xem vấn đề chính có ở đâu trong đó. Khi này, hãy dùng biểu đồ Pareto hoặc biểu đồ Histogram sẽ giúp chúng ta phân tầng vấn đề. Tiếp đến, hãy nhìn những vấn đề đã được phân tầng bằng mắt của một chú côn trùng (tìm kiếm trong phạm vi hẹp) để tìm ra đâu là vấn đề chính. Khi này, biểu đồ xương cá sẽ rất hiệu quả.

– Giải quyết vấn đề: Sau khi thực hiện các phương án để giải quyết vấn đề đã tìm được, để xác nhận xem thực sự vấn đề đã được giải quyết hay chưa thì không thể thiếu việc thu thập dữ liệu để đánh giá. Lúc này, không thể không dùng đồ thị, biểu đồ phân bố, biểu đồ quản lý.

Những lưu ý khi trong quá trình sử dụng “7 công cụ QC”

Trong thực tế, không phải lúc nào bạn cũng có thể nhận được ngay kết quả, hay tìm ra ngay vấn đề như mình mong muốn. Khi đó, tăng số lượng dữ liệu phân tích, phân tầng nguyên nhân, hay dùng thêm một thủ pháp là những giải pháp có thể hữu hiệu. Đối với thông tin nhận được sau khi sử dụng thủ pháp QC, nếu bằng trực quan hay kinh nghiệm đã có, mà bạn nghĩ rằng “có gì đó không ổn” thì không nên vội kết luận. Điều này khá nguy hiểm khi những phán đoán đó hoàn toàn thiếu căn cứ. Lấy thêm dữ liệu, lấy dữ liệu khác, phân tích lại một lần nữa, hay phán đoán vấn đề bằng một tư thế khác là những lựa chọn tốt khi bạn gặp bế tắc./