Có một nghịch lý mà nhiều giám đốc xưởng cơ khí gặp phải khi doanh nghiệp phát triển: cách quản lý từng giúp công ty tăng trưởng ở quy mô 5-10 máy lại chính là thứ khiến công ty vỡ trận khi lớn lên 20 máy. Excel và Zalo vẫn còn đó, nhưng giờ đây một sai sót nhỏ — mua nhầm nguyên vật liệu, kê thiếu phôi — có thể làm đảo lộn cả kế hoạch sản xuất của nhiều đơn hàng cùng lúc.

Đây chính là hành trình mà Công ty TNHH HT-CNC đã trải qua trước khi chuyển đổi sang ViX.

Về HT-CNC

HT-CNC là doanh nghiệp gia công cơ khí chính xác tại Tiên Du, Bắc Ninh, với quy mô 20 máy CNC và 40 nhân viên. Đây là giai đoạn “bản lề” điển hình của nhiều xưởng cơ khí: đủ lớn để cần phân công rõ ràng giữa các bộ phận kinh doanh, kỹ thuật, mua hàng, sản xuất — nhưng vẫn đang vận hành bằng công cụ và thói quen của thời còn nhỏ.

Hiện trạng trước khi dùng ViX

Trước khi hợp tác với Viqualita, HT-CNC gặp phải bốn nhóm vấn đề chồng lên nhau:

• Dữ liệu phân tán trên Excel và Zalo — giống như nhiều xưởng cơ khí khác, việc tìm bản vẽ mất thời gian, báo giá chậm, và lệnh sản xuất thỉnh thoảng bị quên hoặc sót.
• Mua hàng mất kiểm soát — đây là vấn đề đặc thù bắt đầu xuất hiện rõ khi quy mô lớn lên. Việc mua nguyên vật liệu và quản lý gia công ngoài không có hệ thống theo dõi khiến nguyên vật liệu mua về không biết dùng cho đơn hàng nào, dẫn đến tình trạng dùng nhầm nguyên vật liệu — một lỗi tốn kém cả về chi phí lẫn thời gian sản xuất lại.
• Kỹ thuật sản xuất quá tải không kiểm soát — công ty không quản lý được khối lượng công việc và kỳ hạn của bộ phận kỹ thuật. Việc kê phôi và lập trình gia công thiếu sót thường xuyên buộc phải thay đổi kế hoạch sản xuất giữa chừng, gây xáo trộn dưới hiện trường sản xuất.
• Không có bức tranh tổng thể — công ty hoàn toàn thiếu dữ liệu tổng hợp về tình hình chất lượng và giao hàng, khiến các quyết định cải tiến chủ yếu dựa vào cảm tính và kinh nghiệm cá nhân thay vì số liệu thực tế.

Giải pháp: Gói ViX Starter

Với quy mô 20 máy CNC, HT-CNC triển khai gói Starter — mở rộng từ nền tảng cơ bản với 6 module: Kinh doanh, Quản lý chất lượng, Giao hàng, Kỹ thuật sản xuất, Mua hàng, và KPI. So với gói Basic, hai module Kỹ thuật sản xuất và Mua hàng chính là lời giải trực tiếp cho hai điểm nghẽn lớn nhất của HT-CNC: kiểm soát nguyên vật liệu và quản lý khối lượng công việc kỹ thuật.

Cũng giống như nhiều doanh nghiệp khác trong giai đoạn đầu chuyển đổi, HT-CNC gặp khó khăn khi nhân viên chưa quen với việc nhập liệu — nhiều người viện lý do bận, khiến dữ liệu ban đầu bị thiếu hụt và ảnh hưởng đến khả năng theo dõi tiến độ, chất lượng. Thêm vào đó, công ty vốn chưa có thói quen thu thập và tổng hợp dữ liệu một cách hệ thống, nên giai đoạn làm quen với việc “quản lý bằng số liệu” cũng cần thời gian.

Kết quả sau triển khai

Ở tầng vận hành hàng ngày, ViX mang lại những cải thiện nền tảng tương tự các doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn: 100% lệnh sản xuất được quản lý trên phần mềm; giảm 90% thời gian hỏi tiến độ đơn hàng nhờ trạng thái được hiển thị rõ ràng, giám đốc có thể xác nhận ngay cả khi đang đi gặp khách hàng; hệ thống tự động điền thông tin kỳ hạn, số lượng lên bản vẽ thay vì ghi tay; truy xuất bản vẽ tức thời bằng mã QR; và giảm 90% thời gian tạo giấy tờ như báo giá, lệnh sản xuất, biên bản giao hàng.

Ở tầng kỹ thuật và mua hàng, đây là nơi gói Starter tạo ra khác biệt rõ rệt: nhân viên kỹ thuật được phân chia công việc và kỳ hạn rõ ràng trên hệ thống, giúp giảm đáng kể tình trạng kê phôi thiếu hoặc chậm chương trình gia công — nguyên nhân từng khiến kế hoạch sản xuất bị đảo lộn thường xuyên.

Ở tầng quản trị, đây là kết quả có ý nghĩa nhất với ban giám đốc: dựa trên dữ liệu chất lượng thu thập được (tỷ lệ NG nội bộ, tỷ lệ NG gia công ngoài, tỷ lệ NG khách hàng) và tỷ lệ giao hàng đúng hạn theo thời gian, HT-CNC bắt đầu tổ chức các cuộc họp chất lượng định kỳ để thảo luận phương án cải tiến — điều mà trước đây không thể làm vì không có số liệu để bàn. Kết quả là giảm 20% tỷ lệ NG và tăng 30% tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

Góc nhìn từ người trong cuộc

“ViX giúp chúng tôi quản lý công ty một cách bài bản hơn. Chúng tôi đã xây dựng được hoạt động quản lý như họp tiến độ hàng ngày dựa trên dữ liệu từ phần mềm, từ đó cải tiến liên tục để nâng cao năng lực sản xuất.”

— Giám đốc HT-CNC

Bài học cho doanh nghiệp cùng quy mô

Câu chuyện của HT-CNC cho thấy một bước ngoặt quan trọng trong hành trình chuyển đổi số: khi doanh nghiệp vượt qua ngưỡng 15-20 máy CNC, vấn đề không còn đơn thuần là “quản lý lệnh sản xuất” nữa, mà là kiểm soát dòng nguyên vật liệu và khối lượng công việc kỹ thuật — hai điểm dễ vỡ nhất khi quy mô lớn lên. Quan trọng hơn cả, việc có dữ liệu để họp và ra quyết định — thay vì dựa vào cảm tính — chính là nền tảng để doanh nghiệp bước vào giai đoạn cải tiến liên tục (Kaizen) một cách bền vững.

Doanh nghiệp của bạn có đang gặp tình trạng tương tự HT-CNC?

Đăng ký demo ViX ngay hôm nay để nhận 2 tuần dùng thử miễn phí và trải nghiệm cách hệ thống giúp bạn kiểm soát nguyên vật liệu, kỹ thuật sản xuất và chất lượng bằng dữ liệu thực tế.

[Đăng ký Demo ViX →]

📞 086-858-9966 | 📧 info@viqualita.com | 🌐 viqualita.com