Để có thể tiến hành công việc, không thể chỉ dựa vào cảm tính. Đối với hoạt động Seiri (Sàng lọc) cũng không phải ngoại lệ, cần tạo ra tiêu chuẩn để nhân viên có thể phán đoán và thực hiện.
Tạo ra tiêu chuẩn sao cho ai cũng có thể tự mình phán đoán được
Bạn sẽ xử lý ra sao nếu trong quá trình Seiri trong công ty mà gặp phải những món đồ không thuộc phạm vi quản lý của mình? Tất nhiên, nếu bạn là người nghiêm túc, bạn sẽ đi hỏi người chịu trách nhiệm những món đồ ấy xem có còn sử dụng hay có thể thanh lý, nhưng tiếc thay trong công ty có nhiều việc phải làm và không phải ai cũng là người nghiêm túc như vậy. Thường người lao động sẽ chọn phương án an toàn, nhẹ nhàng hơn đó là cứ giữ nguyên hiện trạng, không vứt bỏ và cũng chẳng cần hỏi ý kiến của ai. Kết quả là đồ đạc được lấp đầy các khoảng trống theo thời gian. Ngược lại, nếu ngay từ ban đầu công ty đã có những tiêu chuẩn rõ ràng thì người thực hiện có thể tự mình tiến hành Seiri mà không phải mất công xin ý kiến của ai cả, chúng ta tạm thời gọi những tiêu chuẩn này là tiêu chuẩn Seiri.
Trình tự xây dựng tiêu chuẩn Seiri
1. Chọn ra những thứ xung quanh mình
2. Phân loại và ghi vào bảng
3. Ghi tên những món đồ trong từng phân khu
4. Ghi rõ tần suất sử dụng của những món đồ này
5. Phân chia tần suất sử dụng thành 2-3 cấp độ
Ví dụ phân loại 3 cấp độ:
- Sử dụng hàng ngày hoặc hàng tuần từ 2-3 lần
- Mỗi tuần một lần – mỗi tháng một lần
- Hiếm khi sử dụng, năm sử dụng một hay lần
Ví dụ phân loại 2 cấp độ:
- Tuần dùng trên một lần
- Một tuần một lần cũng không dùng = Hàng tháng chỉ dùng 2 – 3 lần
6. Tùy theo tần suất sử dụng, tạo ra những phân khu xử lý
Ví dụ
• Những thứ thường dùng đặt ở quanh nơi làm việc (cạnh dây chuyền hoặc quanh khu vực làm việc)
• Những thứ ít sử dụng sẽ quản lý trong kho (quyết định nơi bảo quản, thường là bảo quản chung)
7. Quy định rõ ràng người xử lý
Ứng với tần suất sử dụng, quy định rõ ràng trách nhiệm của người chịu đảm nhiệm trực tiếp và người quản lý chung.
8. Thiết lập người chấp nhận cho phép vứt bỏ
Bất kỳ món đồ nào trong công ty đều là tài sản của công ty, do đó các quyết định phân loại hay sắp xếp có thể linh động được, tuy nhiên nếu phải đưa ra quyết định vứt bỏ thì cần phải quy định người có quyền chấp nhận việc đó.
9. Quy định thời gian sẽ vứt bỏ
Những món đồ được xếp vào hạng mục được vứt bỏ cần phải ghi rõ thời hạn bảo quản. Đặc biệt chú ý tới những hạng mục liên quan tới quy định pháp luật. Đối với những hạng mục này cần nghiêm chỉnh tuân thủ các quy định pháp luật về thời gian bảo quản.
Cảm ơn bạn N.S.C đã đóng góp bài viết cho Blogsanxuat
