Trong quản lý hàng tồn kho, chúng ta có 4 nguyên tắc cơ bản như sau:
◇Biết ngay vị trí của hàng tồn kho
◇Biết ngay số lượng hàng tồn kho
◇Có thể nhập trước, xuất trước
◇Hiểu được mức độ khẩn cấp của hành động
“Biết ngay vị trí của hàng tồn kho” còn được biết đến với thuật ngữ “quản lý vị trí” hay “quản lý location”. Có nghĩa là quản lý để chúng ta có thể ngay lập tức biết vị trí của mọi thứ trong kho.
Đây là một điều hết sức hiển nhiên vì nếu chúng ta quản lý kho mà không biết trong kho có những gì thì đó không phải là quản lý. Để nắm bắt vị trí đặt để sản phẩm hàng hóa trong kho, chúng ta nên kí hiệu các vị trí đặt để, thiết lập bản đồ kho. Hơn nữa, khi nhập kho, cần phải lưu lại vị trí đặt để sản phẩm đó. Về quản lý tổng thể, chúng ta có thể quản lý qua excel, đối với kho rộng chúng ta có thể quản lý qua hệ thống Barcode. Khi có yêu cầu xuất kho, chỉ cần nhập thông tin về hàng hóa, sản phẩm chúng ta sẽ biết chúng ở khu vực nào, kệ nào, tầng nào, vị trí nào. Và dựa theo bản đồ của kho, chúng ta sẽ nhanh chóng đưa hàng hóa để xuất hàng.
Tôi có nhiều cơ hội đến thăm các công ty khác nhau, nhưng tôi ngạc nhiên rằng có những công ty không có cách quản lý cơ bản như vậy. Kết quả là mất rất nhiều thời gian dành cho việc tìm kiếm. Bằng cách thực hiện quản lý vị trí đặt để chúng ta có thể loại bỏ những lãng phí không cần thiết.
“Biết ngay số lượng hàng tồn kho” là có thể biết ngay lập tức số lượng hàng ở nơi quy định. Ví dụ nếu chúng ta biết một thùng có 10 hộp và có 10 thùng, chúng ta có thể tính số lượng là 10 x 10 = 100 hộp. Nhưng, điều quan trọng ở đây là phải quản lý việc biết số lượng hộp trong một thùng và số thùng đang được bảo quản. Có rất nhiều công ty ngoài quản lý trên hệ thống còn trực quan hóa bằng việc hiển thị số lượng tồn kho ngay tại vị trí lưu trữ. Khi xuất hàng hay nhập hàng thì cộng trừ số lượng trên hồ sơ.
“Có thể nhập trước, xuất trước” còn được biết đến với thuật ngữ “FIFO”. Nghĩa là, chúng ta cần xuất trước hàng cũ (hàng được sản xuất trước) sau đó mới đến hàng mới (hàng sản xuất sau). Để làm được điều này, chúng ta cần phải quản lý hàng theo lot (lô) để biết đâu là hàng cũ, đâu là hàng mới. Hơn nữa, cần trực quan hóa và thiết lập các quy tắc xếp hàng hóa dưới kho. Ví dụ: Khi sắp xếp hàng mới cần xếp ra phía sau hàng cũ, xếp từ trái sang phải, xếp từ kệ trên xuống kệ dưới. Nguyên tắc “FIFO” là nguyên tắc rất cơ bản được áp dụng ở hầu hết trong các kho bãi hay ngay cả trong các siêu thị. Nếu các bạn có dịp, hãy để ý cách sắp xếp hàng hóa, sản phẩm trong siêu thị.
Cuối cùng, chúng ta có nguyên tắc, “Biết được mức độ khẩn cấp của hành động”. “Hành động” ở đây được hiểu như là sản xuất (đặt hàng) dựa theo trạng thái hàng tồn kho. Điều này có nghĩa là khi số lượng hàng tồn kho giảm xuống gần mức giới hạn dưới, cần tiến hành bổ sung. Nếu hàng tồn kho gần vượt mức trên cần dừng việc sản xuất (đặt hàng). Chúng ta cần có quy định về hàng tồn kho tối thiểu và hàng tồn kho tối đa, đồng thời cũng cần biết trạng thái của kho để có những hành động thích hợp.
Trên đây là 4 nguyên tắc rất cơ bản của quản lý hàng tồn kho, nếu không thực hiện tốt chúng ta sẽ gánh chịu rất nhiều chi phí. Trong đó, chi phí chi trả cho sự lãng phí trong quản lý là những chi phí không hiện ra ngay trước mắt chúng ta. Vì vậy, hãy xem xét cẩn thận và áp dụng một cách hiệu quả.
