Con người là yếu tố quan trọng nhất trong sản xuất, vì thế chúng ta cần phải quan tâm đúng mức tới việc quản lý nhóm và kĩ năng của các thành viên.

Những phương pháp quản lý căn bản trong sản xuất

Trong hoạt động sản xuất, có rất nhiều mảng cần quản lý.

Nếu những yếu tố căn bản không được quản lý tốt thì khó có thể xây dựng một hệ thống sản xuất như mong muốn.

Trong loạt bài viết này, Blogsanxuat sẽ giới thiệu với các bạn 11 yếu tố căn bản trong quản lý sản xuất và cách quản lý từng yếu tố riêng biệt.

Các yếu tố cần quản lý bao gồm:

• Quản lý nhóm
• Quản lý kĩ năng thành viên
• 5S
• Quản lý thao tác
• Quản lý thiết bị
• Quản lý sản phẩm
• Quản lý chất lượng
• Quản lý công đoạn
• Quản lý mua
• Quản lý vận chuyển
• Quản lý an toàn

Nếu một trong những yếu tố trên phát sinh vấn đề, chúng ta sẽ khó có thể thực hiện sản xuất theo đúng kế hoạch đã đề ra. Có thể nói những yếu trên chính là nền tảng của hoạt động sản xuất sản phẩm.

Quản lý nhóm: Quan trọng để duy trì “Động lực”

Như mình đã nói ở trên, trong ngành sản xuất không yếu tố nào quan trọng hơn con người. Dù bạn có máy móc hiện đại, có vật liệu tốt nhưng không có con người sẽ không thể tạo ra sản phẩm.

Ngoài ra, một yếu tố đặc thù trong ngành sản xuất nữa là mọi người thường sẽ làm việc trong một nhóm thay vì hoạt động độc lập. Bởi một người khó có thể làm hết công việc cũng như các công đoạn. Chúng ta cần một nhóm để giúp đỡ lẫn nhau, chỉ bảo nhau, thậm chí là phê phán nhau khi cần thiết.

VÌ thế, làm việc theo nhóm không chỉ giúp công việc suôn sẻ hơn mà còn giúp các thành viên trong nhóm cùng trưởng thành. Qua đó, năng lực chung của nhóm sẽ tăng lên giúp phần nâng cao hiệu quả làm việc của cả nhóm.

Nâng cao tinh thần làm việc nhóm không phải là nhiệm vụ riêng biệt của các nhóm riêng lẻ mà cần phải được thực hiện trên quy mô toàn công xưởng. Bởi nếu nhìn vào tổng thể, chỉ một hai nhóm làm việc tốt sẽ không thể bù đắp cho các nhóm khác làm không tốt. Vì vậy, việc triển khai trên quy mô toàn công xưởng là rất quan trọng.

Ví dụ, trong công xưởng ở Nhật, khi có người mới tới, họ sẽ gián bản giới thiệu nhân viên mới lên bảng thông báo để mọi người cùng biết. Như thế, nhân viên cũ sẽ dễ dàng bắt chuyện với nhân viên mới và giúp họ sớm hoà nhập với công việc.

Hoạt động nhóm thứ hai mà mình thường gặp đó là Hoạt động nhóm QC. Nhóm QC được thành lập từ các thành viên của các tổ khác nhau. Mọi người cùng tập hợp lại để cùng nhau giải quyết các vấn đề phát sinh trong công xưởng. Khi có cơ hội cùng làm việc với nhau, các thành viên này sẽ hiểu và gắn kết với nhau hơn. Ngoài ra, thành quả của nhóm cũng thúc đẩy động lực của từng thành viên.

Tóm lại, việc quản lý nhóm sẽ giúp duy trì động lực của thành viên. Đây chính là điều kiện cần để xây dựng một hệ thống sản xuất đảm bảo chất lượng, kì hạn và giảm chi phí.

Quản lý kĩ năng: Giúp nâng cao kỹ năng của nhân viên

Bạn đã nghe thấy cụm từ bản đồ kỹ năng (Skill Map) chưa nhỉ? Đây là một cùm từ khá phổ biến trong các công xưởng.

Trong công việc, mỗi nhân viên đều có công việc làm được và không làm được. Về lý tưởng thì mọi người đều làm được hết tất cả công việc trong bộ phận của mình. Nhưng thực ra việc này không hề đơn giản hoặc mất rất nhiều thời gian (vài chục năm) mới có thể thành thạo toàn bộ công việc.

Vì thế, để công việc trong một bộ phận được tiến hành suôn sẻ, thì mỗi người cần làm được một phần việc, đồng thời từng bước học thêm công việc và kỹ năng của người khác. Để quản lý kỹ năng và lên kế hoạch đào tạo thành viên thì bản đồ kỹ năng là một công cụ rất hiệu quả.

Hình dưới là một ví dụ đơn giản về bản đồ kĩ năng trong một nhóm.

Nhìn vào sơ đồ kỹ năng trên, chúng ta có thể thấy ngay hai vấn đề.

• Không nhân viên nào có thể Hàn một mình. Cần đào tạo một trong ba nhân viên lên bậc 4 (có thể dạy cho người khác).
• Nhân viên A hiện yếu hơn B và C. Cần có kế hoạch đào tạo để A cũng làm được nhiều việc như hai người còn lại.

Sơ đồ kỹ năng sẽ giúp chúng ta trực quan hoá trình độ của các nhân viên trong nhóm. Từ đó chúng ta có thể lên kế hoạch đào tạo để xây dựng một nhóm bao gồm các thành viên đều thành thạo công việc. Đây chính là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng công việc.