Nguồn gốc của bất kể vấn đề lớn nào đều là sự tích tụ của những vấn đề rất nhỏ. Nếu bỏ qua những “vết bẩn” đó, một ngày nào đó nó sẽ phát triển thành những vấn đề lớn.
Ở đâu có “vết bẩn” ở đó tiềm ẩn những điểm cần kaizen.
Ví dụ sàn nhà bị loang vết dầu mỡ, có khả năng dầu bị rò rỉ ở một máy nào đó. Nếu bỏ qua và không làm gì cả, một lúc nào đó máy bị ngừng chạy, người qua lại bị trượt ngã bởi vết dầu kia.
Một ví dụ khác như phoi cắt văng ra xung quanh máy mà không làm gì cả, những phoi này sẽ len lỏi vào bên trong những kẽ hở của máy móc và có thể trở thành nguồn gốc làm ảnh hưởng tới máy.
Có trường hợp “vết bẩn” là điềm báo của vấn đề, rắc rối chuẩn bị xảy ra.
Chuyên gia đào tạo Takahiko Inoue cho biết, “khi tôi làm việc tại bộ phận sơn, đồng phục bảo hộ được yêu cầu chuyển từ màu trắng sang màu xanh sẫm”.
Có một vật liệu sơn nền dùng để chống thấm nước cho xe hơi, hay dùng để nâng cao mật độ khí có tên gọi là ” sealer”. Khi sơn, tôi đã từng để vật liệu sealer dính lên quần áo bảo hộ lao động. Thông thường selaer không được gắn lên quần áo bảo hộ lao động vì khi dính lên quần áo, có khả năng vật liệu này sẽ bắn sang linh kiện xe hơi.
Tuy nhiên, sealer có màu trắng, do đó nếu quần áo bảo hộ có màu trắng thì sẽ khó phân biệt được quần áo có bị dính sealer hay không? Bởi vậy, bộ phận sơn đã chuyển màu quần áo bảo hộ từ trắng sang màu xanh sẫm để dễ dàng phát hiện ra vấn đề đó.
Những nơi ít bị nhòm ngó tới là những nơi dễ bị bẩn.
Chuyên gia đào tạo Koichiro Hamasaki cho biết: “Những nơi ít bị nhòm ngó tới là những nơi dễ bị bẩn.”
Con người có tâm lý muốn “khoe cái tốt” nên đối với những nơi dễ bị nhìn thấy từ bên ngoài sẽ được chăm chút cẩn thận. Ngược lại, những nơi ít bị nhòm ngó tới sẽ dễ trở nên lộn xộn. Khi còn làm việc tại Toyota, tôi thường kiểm tra những ngăn tủ đựng đồ. Trong tủ đồ có những công cụ như mũi khoan xếp không có thứ tự, thậm chí còn có những mũi khoan han rỉ. Nếu những mũi khoan này được sử dụng trong công việc thì có thể làm cho sản phẩm bị lỗi, và cũng không thể đảm bảo được an toàn lao động. Từ một lộn xộn nhỏ mà có thể dẫn tới cả một sự cố lớn.
Những vấn đề lớn như dây chuyền sản xuất bị ngưng 2-3 tiếng không phải tự nhiên xảy. Nó là hệ quả của việc tích tụ hàng loạt những vấn đề nhỏ như sự xuất hiện của những vết bẩn.
Ngay cả với những vấn đề lớn, khi đi tìm kiếm nguyên nhân cốt lõi làm phát sinh vấn đề, kết quả thường xuất phát từ những nguyên nhân rất nhỏ như một con bu lông được vặn không đủ chặt. Nếu thực hiện tìm kiếm và phát hiện những vấn đề nhỏ một cách triệt để, sẽ không còn xảy ra những vấn đề lớn như dừng dây chuyền sản xuất.
Ông Hamasaki kể lại kinh nghiệm của mình.
“Trong công xưởng Toyota, đã từng xảy ra sự cố robot va chạm với cánh cửa khiến dây chuyền sản xuất phải dừng trong thời gian dài. Khi truy cứu nguyên nhân thực sự của vấn đề, người ta phát hiện ra nguyên nhân là do một con bu lông gắn với chiếc xi lanh đóng mở được vặn chưa chặt. Dù chỉ là một con bu lông nhỏ bé, nhưng nếu không kiểm tra cẩn thận có thể gây ra sự cố làm dừng dây chuyền sản xuất trong thời gian dài. Ngược lại, hàng ngày, nếu kiểm tra bu lông một cách triệt để, thì đã có thể tránh khỏi vấn đề lớn như trên.
Chuyên gia đào tạo Kenji Nakagami có chia sẻ như sau:
“Tại Toyota, dây chuyền sản xuất dừng trong một thời gian ngắn gọi là ‘choko-tei’. Choko-tei thường xảy ra khi máy móc gặp sự cố mà không rõ nguyên nhân. Trường hợp này, nếu ấn nút khởi động lại máy (RESET), máy sẽ hoạt động lại bình thường. Tuy nhiên, nếu bỏ qua những lần choko-tei như thế này bằng cách xử lý qua loa để cho máy tiếp tục chạy thì chắc chắn sẽ đến lúc nào đó toàn bộ dây chuyền sẽ dừng lại trong một khoảng thời gian dài.
Những lỗi hỏng hóc nhỏ của máy móc là dấu hiệu cho thấy máy móc đang kêu than. Những lỗi dù nhỏ nhưng xảy ra thường xuyên nếu không được xử lý sớm sẽ có nguy cơ phát triển thành những vấn đề lớn sau này”.
Hiện nay, Toyota không còn dùng từ “choko-tei” nữa mà chuyển sang dùng “dừng thường xuyên” (những lỗi nhỏ nhưng xuất hiện nhiều lần). Lý do là vì cụm từ choko-tei khiến người công nhân cảm giác đó không phải là chuyện gì to tát, dẫn tới việc chậm trễ trong xử lý vấn đề.
Ngay cả trong văn phòng, nếu trên bàn làm việc seiri (sàng lọc), seiton (sắp xếp) không được thực hiện, tài liệu chất chồng chất đống, sẽ tiềm ẩn khả năng những tài liệu quan trọng bị thất lạc hoặc bạn sẽ phải tốn thời gian đi tìm tài liệu cần thiết.
Nếu những thư mục trong máy tính lộn xộn, bạn sẽ phải mất công tìm kiếm file mình cần trong số lượng lớn file kia, hoặc cũng có thể bạn sẽ gửi nhầm file cho khách hàng.
Những nơi có thể nhìn thấy là đương nhiên, ngay cả ngăn kéo hay tủ đồ, nếu có thể hãy dành thời gian thực hiện seiri, seiton như vậy bạn có thể phòng chống phát sinh vấn đề và giảm thiểu thời gian tìm kiếm không cần thiết.
______________________
Tham khảo: Thói quen của Toyota – Nghệ thuật nâng cao năng suất công việc– NXB Phụ nữ/ Nhóm dịch NOMUDAS
Chi tiết: https://bit.ly/37dV7fZ
______________________
Xem video kaizen, sản xuất, quản lý chất lượng tại kênh YouTube Blogsanxuat: https://www.youtube.com/channel/UCUpd5CWMQnJJKv71BX8kFPg
