Chúng ta thường muốn quay lưng lại với vấn đề, nhưng nếu bỏ mặc vấn đề như vậy thì chắc chắn nó sẽ tái phát. Đầu tiên, việc quan trọng là phủ định hiện trạng.

Ở Toyota, vấn đề lớn nhất là “không có vấn đề”. Ngay cả những nơi làm việc và công việc khi nhìn thoáng qua có vẻ như đang tiến triển rất tốt, chắc chắn cũng ẩn chứa nhiều vấn đề. Công việc có thể được nâng lên cấp độ cao hơn bằng cách phát hiện và giải quyết vấn đề đó.

Theo đó, ở Toyota mọi người luôn coi trọng suy nghĩ luôn đặt nghi vấn “cách làm hiện tại chưa phải là cách làm tốt nhất!”. 

Tuy nhiên, thông thường “vấn đề” thường bị xem như là thứ rất phiền hà, rắc rối.

Nguyên tắc giải quyết vấn đề đi tìm nguyên nhân chính gây ra vấn đề và giải quyết nó. Nếu không làm như vậy việc giải quyết vấn đề sẽ trở nên giống như điều trị theo triệu chứng, và những vấn đề tương tự sẽ tái phát.

Tại công ty mà chuyên gia đào tạo của chúng tôi đến chỉ đạo, cho dù vấn đề có phát sinh họ cũng không có suy nghĩ về việc triệt tiêu nguyên nhân gây ra vấn đề. Họ không có cách giải quyết căn bản ngăn chặn tái phát vấn đề mà chỉ điều trị theo triệu chứng bằng cách tăng số lượng nhân viên kiểm tra xem vấn đề có phát sinh hay không.

Nếu tăng số lượng người kiểm tra, giả sử vấn đề có phát sinh thì cũng có thể phát hiện được trước khi gây ảnh hưởng đến khách hàng. Tuy nhiên, nếu không loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề thì không thể xoá bỏ nguy cơ vấn đề tương tự tái phát. Và khi vấn đề tái phát lại phải tiếp tục tăng số lượng người kiểm tra. Vòng luẩn quẩn này cứ thế lặp đi lặp lại.

Khi có phát sinh vấn đề, cần truy tìm nguyên nhân và giải quyết tận gốc. Bằng cách này, chất lượng công việc sẽ được nâng cao. Theo ý nghĩa này, có thể nói vấn đề không phải là “thứ phiền hà, rắc rối” mà là “một núi kho báu”.

Giải quyết vấn đề chính là thói quen bắt buộc của nhân viên Toyota.

“Có thể nói việc thực hiện giải quyết vấn đề hàng ngày chính là thói quen được các nhân viên của Toyota coi trọng nhất”, ông Masakazu Morito, người từng làm việc trong chương trình đào tạo nhân lực quốc tế tại “Toyota Institute” (học viện Toyota), một bộ phận thuộc phòng nhân lực Toyota, đồng thời đang là giám đốc nghiệp vụ công ty giải pháp OJT chia sẻ.

Vào năm 2001, Toyota đã phát biểu “Toyota way 2001”, một chiến dịch với khẩu hiệu “Mỗi người phải làm điều gì đó tốt hơn mỗi ngày”. Khẩu hiệu thể hiện điểm chung trong giá trị quan và tư thế cần đạt tới của tất cả những con người làm việc tại Toyota trên toàn thế giới dựa trên cơ sở đã áp dụng vào thực tiễn triết lý cơ bản của Toyota. Toyota Institute, tổ chức đào tạo nhân lực trong công ty đã được ra đời để chia sẻ Toyota way 2001.

Toyota way 2001 có hai mảng là “kiến thức và kaizen” và “tôn trọng con người”, và được thể hiện qua 5 giá trị quan sau đây:

[Kiến thức và kaizen]

1-Thử thách

2-Kaizen

3-Hiện trường, hiện vật

[Tôn trọng con người]

4-Tôn trọng

5-Làm việc nhóm

Không bao giờ thoả mãn với hiện trạng, liên tục suy nghĩ để tạo ra những giá trị gia tăng cao hơn. Thêm vào đó, Toyota way tôn trọng cổ đông (những người có liên quan về mặt lợi hại) và việc coi sự trưởng thành của nhân viên cũng là sự trưởng thành của công ty.

Ông Morito chia sẻ:

“Khi tôi tiếp xúc với công việc đào tạo nhân lực dựa trên suy nghĩ của Toyota way 2001, tôi cảm thấy cả 5 giá trị quan này được bao hàm trong phương thức giải quyết vấn đề của Toyota. Làm sáng tỏ vấn đề, truy tìm nguyên nhân tại hiện trường bằng cách quan sát hiện vật, liên tục kaizen và phát huy khả năng làm việc nhóm song song với việc duy trì sự tôn trọng lẫn nhau giữa cấp trên và cấp dưới. Thực hiện phương pháp giải quyết vấn đề là hiện thân của Toyota way 2001. Có thể nói chính việc không bao giờ thoả mãn với cách làm hiện tại, nỗ lực tích cực trong giải quyết vấn đề là thói quen không thể thiếu đối với mỗi nhân viên của Toyota”.

Phủ định hiện trạng

Nếu trong một thời gian dài duy trì một cách làm nhất định, giả sử có vấn đề đi chăng nữa thì vấn đề đó cũng trở thành chuyện đương nhiên phải có.

Thói quen suy luôn nghĩ rằng “Không có công việc nào không có vấn đề” là cần thiết.

Chuyên gia đào tạo Kosho Mokuhara cho biết: “Luôn có lựa chọn xem xét lại hiện trạng là điều rất quan trọng”.

Thời còn làm việc tại Toyota, cấp trên của ông sau khi làm việc cho một đối tác liên doanh, và trở về Toyota trong buổi họp đầu tiên đã nói khá nghiêm khắc với những người ở công ty như thế này:

“Nội dung vẫn không thay đổi gì so với mấy năm trước. Nếu chỉ làm việc theo quán tính thì các anh đừng làm nữa”.

Có thể, người cấp trên đó đã trải qua khoảng thời gian khắc nghiệt về điều kiện kinh doanh khi làm việc tại công ty đối tác nên quan điểm trở nên khắt khe như vậy. Tôi đã giật mình trước phát ngôn đó, nhưng thành thực mà nói, tôi đã tham gia cuộc họp với tâm lý “cứ như mọi khi là ổn”, không hề có chút ý thức gì về vấn đề.

Từ sau sự kiện đó, tôi đã phải tìm hiểu kĩ về nội dung, cuộc họp, xem xét lại những chỉ tiêu hay cách thức tiến hành. Thêm nữa, chỉ những cuộc họp thật sự cần thiết mới được giữ lại, còn những cuộc họp không cần thiết chỉ được thực hiện theo quán tính thì cắt bỏ.

Dù là những việc chúng ta nghĩ là đương nhiên, nếu lơ là trong việc phủ định hiện trạng thì khi phát sinh vấn đề cũng khó phát hiện ra được.

Tiêu chuẩn cũng không phải ngoại lệ.

Tiêu chuẩn không phải là những quy tắc tồn tại vĩnh cửu không bao giờ thay đổi, mà tiêu chuẩn là cấp độ trung gian để kaizen hiện trạng trở thành trạng thái tốt đẹp hơn. Đây là điểm khác biệt lớn giữa tiêu chuẩn với bản hướng dẫn, thứ không cần thay đổi.

Chuyên gia đào tạo Kenji Nakagami nói: “Tiêu chuẩn ngày hôm nay không phải là tiêu chuẩn của ngày mai“.

“Tiêu chuẩn” của Toyota gồm 2 loại. Đó là “biểu chuẩn” và “tiêu chuẩn”. “Biểu chuẩn” là trạng thái hiện tại. Còn “tiêu chuẩn” là quy tắc được quy định bởi những suy nghĩ và sự thay đổi của hiện trường. Tiêu chuẩn không phải là thứ bất biến, tiêu chuẩn là thứ luôn được kaizen để đạt được trạng thái tốt hơn.

Ở bất cứ nơi làm việc nào cũng có những cách làm mặc định và được thực hiện trong khoảng thời gian dài. Nhưng liệu cách làm đó có phải là cách làm tốt nhất không? Chúng ta cần ý thức phủ định hiện trạng, tìm kiếm những cách làm mới để nâng cao được hiệu suất công việc, tạo ra được những giá trị gia tăng cao hơn.

Tham khảo: Thói quen của Toyota – Nghệ thuật nâng cao năng suất công việc– NXB Phụ nữ/ Nhóm dịch NOMUDAS

Chi tiết: https://bit.ly/37dV7fZ

______________________

Xem video kaizen, sản xuất, quản lý chất lượng tại kênh YouTube Blogsanxuat: https://www.youtube.com/channel/UCUpd5CWMQnJJKv71BX8kFPg