Trong hoạt động kaizen, việc tìm ra vấn đề là rất quan trọng. Đối với những vấn đề tìm ra chúng ta có thể đưa ra những đối sách tương ứng để giải quyết. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng để chúng ta nhìn thấy vấn đề. Có những vấn đề ẩn khuất phía sau hiện trạng và có thể nảy sinh bất cứ lúc nào. Nếu không thể tìm được những vấn đề trước khi chúng xảy ra thì bạn hay doanh nghiệp của bạn sẽ phải chịu tổn thất. Vì vậy, nói hoạt động kaizen là nhiệm vụ của tổ chức, doanh nghiệp nhưng kaizen cũng chính là nhiệm vụ của mỗi thành viên trong đó.
Chúng ta sẽ cùng phân tích điều này ra một ví dụ đơn giản như hình 1. Đây là góc làm việc của một người bạn. Nếu nhìn lướt qua bức ảnh này bạn sẽ cảm nhận thấy điều gì? Người đã sắp xếp góc làm việc này đã trả lời rằng, bạn ấy không thấy có vấn đề gì ở đây cả vì nghĩ mình đã sắp xếp khá gọn gàng. Nhưng hãy thử suy nghĩ những vấn đề gì sẽ tồn đọng trong góc làm việc này?
– Giả sử khi bạn muốn một con ốc và chiếc tuốc nơ vít thì bạn có thể tìm thấy bởi bạn ấy biết nó nằm đâu đó trong những chiếc hộp kia. Nhưng nếu là tôi, tôi sẽ phải tục tung nó lên để tìm kiếm và cũng không chắc là sẽ tìm được vì tôi không biết rằng những thứ tôi tìm sẽ có ở trong góc này không. Việc tôi phải hỏi anh bạn mình là điều tất yếu. Nếu chúng tôi là một nhóm làm việc thì vô tình đây là sự lãng phí thời gian.
– Nhìn thử vào trong hộp bạn sẽ thấy nó chứa cả những thứ không cần thiết như giấy lộn, túi nilong…mặc dù chức năng của chiếc hộp này là chứa vật liệu.
– Hay những hộp giấy kia chứa cái gì? Những tập tài liệu kia có nội dung ra sao? Tất nhiên là rất khó đoán nếu tôi không lật tung tất cả lên.
Qua một vài câu hỏi trên chúng ta có thể thấy một góc làm việc nhỏ như thế còn chứa rất nhiều vấn đề cản trở tới công việc chứ huống chi là một công xưởng rộng lớn. Vì vậy, luôn tìm kiếm vấn đề để giải quyết là phương hướng trong mọi hoạt động kaizen.
Về cơ bản, kaizen là hoạt động nhằm giúp chúng ta xóa bỏ khoảng cách giữa hiện trạng và trạng thái lí tưởng mà mỗi người hướng tới. Để định nghĩa các trạng thái này thì việc áp dụng các phương pháp như 5S, Mieruka (Quản lý trực quan), tiêu chuẩn hóa… là rất quan trọng. Những phương pháp này sẽ giúp chúng ta nhìn ra sự khác biệt giữa hiện trạng và trạng thái lý tưởng. Đây chính là vấn đề. Việc giải quyết được vấn đề này cũng đồng nghĩa với việc đưa tổ chức tiến gần hơn với trạng thái lý tưởng hay mục đích hướng tới.
Làm gì cũng cần xác định rõ mục đích
Chúng ta có thể tóm gọn mục đích của hoạt động kaizen qua 4 từ khóa sau:
– Chính xác: Đây là một yếu tố rất quan trọng trong bất kì lĩnh vực nào. Đối với những doanh nghiệp xem chất lượng là “mạng sống” của chính mình thì chúng ta có thể hiểu được tầm quan trọng của yếu tố này. Một sản phẩm mang tính chính xác cao sẽ mang lại niềm tin từ bạn hàng, từ khách hàng hay chính những người sản xuất ra sản phẩm đó. VÍ dụ thêm đồ gá để cố định chi tiết trước khi bắn vít sẽ giúp dễ bắn hơn và đảm bảo vít không bị dừng giữa chừng.
– Nhanh chóng: Thời gian không chờ đợi ai cả. Cùng với sự biến đổi chóng mặt về cả khoa học kĩ thuật và kinh tế thì bắt kịp dòng chảy này sẽ giúp bạn tồn tại. Khách hàng không thể đợi chúng ta ngày này qua ngày khác để nhận sản phẩm. Ví dụ, khi sử dụng một cái dưỡng để kiểm tra toàn bộ sản phẩm sẽ nhanh hơn so với việc sử dụng thước kẹp mà vẫn đảm bảo độ chính xác kiểm tra.
– An toàn: Không phải ngẫu nhiên mà ỏ hầu hết các công xưởng chúng ta đều nhìn thấy những tấm biểu ngữ hay băng rôn về an toàn lao động như “sản xuất an toàn”, “An toàn là số 1”…Khi máy móc gặp hỏng hóc, tức là việc sản xuất phải dừng lại. Hậu quả thì ai cũng rõ, chi phí tu sửa là một chuyện nhưng những vấn đề lớn hơn như chậm giao hàng hay sản phẩm không đạt chất lượng… sẽ xảy ra. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn tới mỗi doanh nghiệp. Còn đối với người lao động? Tất nhiên, người lao động là người đầu tiên chịu hậu quả về những thương tật mang trên người, không thể tiếp tục là việc trong thời gian điều trị cũng ảnh hưởng không nhỏ đến cuộc sống của họ. Không những thế việc này còn ảnh hưởng rất lớn tới uy tín công ty nơi họ đang làm việc. Những nguy cơ đã nêu ở trên hoàn toàn có thể xảy ra. Vì thế, an toàn là yếu tố cần được chú trọng hàng đầu không chỉ trong xưởng sản xuất mà tại cả trường học hay công sở. Ví dụ, thay vì sử dụng nút bấm đơn, hiện nay các loại máy dập đều sử dụng nút bấm kép để giảm nguy cơ kẹp tay trong quá trình thao tác.
– Vui vẻ: Một yếu tố nghe có vẻ kì koặc nhưng lại rất quan trọng. Đây chính là tâm lý của những người sản xuất. Một công việc buồn chán sẽ khó có thể trở thành nơi sản sinh những ý tưởng mới. Một môi trường làm việc không tốt sẽ không thể kích thích người nhân viên hết mình cho công việc. Vì vậy, làm sao để công việc được tiến hành một cách vui vẻ, thuận lợi, nhẹ nhàng sẽ làm nâng cao năng xuất cũng như giá trị của công việc đó. Một khi nơi làm việc được coi như nhà mình thì không có lý do gì mà người nhân viên lại không cống hiến hết mình. Đây chính là khởi nguồn của những ý tưởng sẽ chắp cánh cho sự phát triển của doanh nghiệp. Một góc học tập gọn gàng sẽ kích thích tinh thần học tập. Một không gian hợp lý sẽ khiến bạn đắm mình vào những cuốn sách. Một tinh thần vui vẻ sảng khoái sẽ khiến chúng ta tiếp thu nhanh hơn, làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, thành viên câu lạc bộ QC sẽ tới một dây chuyền để tìm hiểu những vấn đề tại đây và giải quyết chúng. Việc giải quyết vấn đề trong dây chuyền sẽ giúp công việc của người công nhân đỡ vất vả hơn giúp họ có thêm động lực làm việc.
Tóm lại, trong sản xuất, kaizen giúp sản xuất sản phẩm một cách chính xác hơn, thao tác nhanh hơn, đảm bảo an toàn cho người lao động, và giúp họ vui vẻ hơn. Đây cũng chính là hoạt động giúp nâng cao tầm vóc và sức mạnh của doanh nghiệp.
