Trong cả những công việc chúng ta làm thường ngày ẩn chứa nhiều lãng phí. Bằng cách chia công việc theo 3 phần, chúng ta có thể tìm ra những lãng phí đó.
Cùng là “công việc”, nhưng có những công việc tạo ra giá trị gia tăng và có những công việc không tạo ra giá trị gia tăng.
Tại Toyota, mọi người có thói quen chia công việc theo 3 phần sau:
1-Công việc chính
2-Công việc đi kèm
3-Lãng phí
Công việc chính là những công việc nâng cao giá trị gia tăng. Ở công xưởng sản xuất, đó là hoạt động gia công sản phẩm hay nguyên liệu, hoạt động lắp ráp bộ phận. Ở công việc văn phòng, công việc chính có thể là việc lập bản đề án.
Công việc đi kèm là công việc không trực tiếp tạo ra giá trị gia tăng, nhưng nó là những công việc không thể thiếu trong điều kiện công việc hiện tại. Trong dây chuyền sản xuất, đó là những công việc như tách bao sản phẩm, hay lấy linh kiện ra. Với trường hợp công việc văn phòng, đó là việc thu thập thông tin để lập bản kế hoạch.
Cho dù hiện tại công việc đi kèm là công việc cần thiết nhưng nếu khéo léo vẫn có thể loại bỏ công việc đó như loại bỏ một loại lãng phí. Đây cũng chính là đặc trưng của công việc đi kèm.
Tìm kiếm “7 loại lãng phí” tiềm ẩn trong công việc.
Lãng phí, đúng như cái tên của nó, đó là những công việc không cần thiết, gây lãng phí. Tại Toyota, lãng phí là “những hiện tượng hay kết quả không góp phần nâng cao giá trị gia tăng”. Tại công xưởng sản xuất, “công đoạn không tạo ra giá trị gia tăng mà chỉ nâng chi phí sản xuất “được coi là lãng phí.
Ví dụ như thời gian chờ linh kiện, hay việc nhiều lần đi lấy dụng cụ được coi là lãng phí.
Hoạt động kaizen tại Toyota có thể xem là hoạt động loại bỏ những lãng phí như thế này.
Tại Toyota, khi bắt đầu làm việc, hay khi kaizen công việc, trước hết họ có thói quen phân tích từng công việc thành 3 loại kể trên, công việc chính, công việc đi kèm và lãng phí.
Tôi tự hỏi “mục đích của công việc này là gì?”, để phân loại công theo 3 loại trên. Và sau đó tôi loại bỏ triệt để những lãng phí xuất hiện. Bằng cách này, không chỉ tốc độ và chất lượng công việc tăng lên, lãng phí mất đi, giá trị gia tăng được tăng lên rõ rệt.
Ví dụ ngay cả khi xây dựng bản kế hoạch, bằng việc loại bỏ những lãng phí như tìm cấp trên để xác nhận nội dung hay không soạn tài liệu kèm theo mà hầu như mọi người không đọc, qua đó giá trị gia tăng của công việc đã được nâng lên.
Thêm nữa, tại Toyota, để phát hiện ra lãng phí, mọi người phân tích công việc dựa theo 7 tiêu chí sau:
1-lãng phí do sản xuất thừa
2-lãng phí do chờ đợi
3-lãng phí do vận chuyển
4-lãng phí do gia công
5-lãng phí do tồn kho
6-lãng phí do thao tác
7-lãng phí do sản phẩm lỗi, làm lại
Tại Toyota, chúng tôi gọi đây là “7 loại lãng phí”, và dựa vào tập trung quan sát theo 7 hạng mục này mà việc tìm ra lãng phí trở nên dễ dàng hơn.
Đương nhiên không phải tất cả các công việc đều bao hàm 7 loại lãng phí này. Tuỳ theo đặc thù công việc, chúng ta có thể chỉ tập trung vào một số mục nhất định như “có lãng phí do thao tác hay không?”, “có lãng phí ở khâu vận chuyển hay không?”, sẽ dễ dàng nhìn ra lãng phí hơn. Bạn hãy thử làm xem nhé.
______________________
Tham khảo: Thói quen của Toyota – Nghệ thuật nâng cao năng suất công việc– NXB Phụ nữ/ Nhóm dịch NOMUDAS
Chi tiết: https://bit.ly/37dV7fZ
