Vào những năm 1920, tiến sỹ người Mỹ Joseph Moses Juran (1904~2008) đã để ý thấy rằng có sự thiếu thống nhất trong tần số xuất hiện hiện tượng và nguyên nhân phát sinh phế phẩm trong các công đoạn sản xuất, và đặc biệt nó lại tập chỉ tập trung vào vài danh mục đặc định. Tuy nhiên, tiến sỹ Juran lại không phải là người đầu tiên nhận ra vấn đề này. Năm 1897, nhà kinh tế lượng người Ý Pareto đã điều tra phân bố thu nhập của người dân và nhận ra rằng của cải chỉ tập trung trong tay một số ít người, và đã biểu thị điều này bằng biểu đồ. Sau này, tiến sỹ Juran đã đặt tên cho hiện tượng này là “Nguyên tắc Pareto” và biểu đồ là “Biểu đồ Pareto”.

[su_posts id=”120″ posts_per_page=”-1″ tax_operator=”AND” order=”desc”]

1. Định nghĩa và cách xây dựng biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto là thủ pháp không thể thiếu trong việc tìm ra nguyên nhân chính bằng cách làm sáng tỏ đâu là vấn đề cốt lõi trong toàn thể. Nói theo cách khác, đây chính là biểu đồ được xây dựng bằng cách thu thập dữ liệu về phế phẩm, khuyết điểm… (những yếu tố được xem là vấn đề) hay còn gọi là phân tầng, rồi sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Độ lớn của từng mục sẽ được biểu thị bởi các đồ thị dạng cột. Sau khi phân tầng dữ liệu, chúng ta có thể thấy rằng phần nhiều các trường hợp, mục thứ nhất và thứ hai sẽ chiếm trên 70% tổng thể. Vì thế, có thể nói rằng biểu đồ Pareto là công cụ không thể thiếu trong việc làm rõ những vấn đề trọng yếu đang tồn đọng tại nơi làm việc. Chúng ta có thể tìm hiểu ví dụ sau để hiểu rõ hơn về tác dụng của biểu đồ Pareto trong việc làm nổi bật vấn đề. Tại một văn phòng, người ta nhận ra rằng có khá nhiều tài liệu không điền đầy đủ thông tin khi gửi cho khách hàng. Sau khi thống kê chi tiết những thông tin thiếu sót trong các tài liệu đã gửi thì họ nhận ra rằng có đến 50% số trường hợp các tài liệu được gửi đi mà không được điền ngày tháng. Ngoài ra, bảng thống kê còn cho thấy một số lỗi khác như thiếu thông tin tài khoản, thông tin khách hàng và một số thông tin khác. Nếu đem toàn bộ dữ liệu thống kê này thể hiện bằng biểu đồ thì chúng ta có thể thấy rằng, nếu xử lý triệt để hai vấn đề chiếm tỷ lệ cao nhất thì có thể giải quyết tới 80% lỗi trong tài liệu gửi đến cho khách hàng. Biểu đồ Pareto thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

– Tìm ra điểm mấu chốt khi giải quyết vấn đề: khi giải quyết vấn đề chúng ta có thể tìm ra rất nhiều nguyên nhân nhưng lại không rõ đâu ra nguyên nhân chính và cần giải quyết ngay. Biểu đồ Pareto sẽ giúp chúng ta sàng lọc những nguyên nhân chính để ưu tiên giải quyết trước.

– Xác nhận hiệu quả trong quá trình giải quyết vấn đề: Nếu chúng ta xây dựng biểu đồ Pareto cho hai thời điểm trước và sau kaizen thì có thể xác nhận được hiệu quả đã kaizen.

– Căn cứ thuyết trình quan trọng trong báo cáo công việc: Chúng ta hoàn toàn có thể tổng hợp biểu đồ tỷ lệ dạng hình tròn và biểu đồ so sánh dạng hình cột thành biểu đồ Pareto dùng trong báo cáo công việc.

2. Cách xây dựng biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto được xây dựng bằng cách vẽ đồ thị cột sát nhau dạng bậc thang theo thứ tự giảm dần, và kết hợp với đồ thị đường cong dạng lũy tích. Sau đây là các bước vẽ biểu đồ sau khi thu thập dữ liệu và phân tầng theo thứ tự nhỏ dần. Để cho dễ hiểu, chúng ta sẽ cùng xây dựng biểu đồ theo ví dụ đối với các nguyên nhân xảy ra lỗi trong quá trình copy tại một doanh nghiệp.

– Bước 1: Vẽ khung hình vuông. Việc vẽ đồ thị gần với hình vuông sẽ giúp chúng ta dễ nhìn hơn. Tuy nhiên trong trường hợp số lượng danh mục quá ít thì khung hình chữ nhật sẽ phù hợp.

– Bước 2: Cạnh bên trái sẽ là số trường hợp và giá trị lớn nhất là tổng số trường hợp. Trong ví dụ bên, tổng số trường hợp sinh ra phế phẩm là 134.

– Bước 3: Chia cạnh ngang cho tổng số danh mục. Có 7 mục biểu thị nguyên nhân gây phát sinh phế phẩm trong quá trình copy nên chúng ta chia cạnh ngang thành 7 phần.

– Bước 4: Vẽ đồ thị dạng cột sát nhau theo thứ tự từ trái qua phải và tỷ lệ giảm dần, không có khoảng trống giữa các cột.

– Bước 5: Cạnh phải là tỷ lệ tích lũy, và giá trị lớn nhất là 100%.

– Bước 6: Vẽ đồ thị đường cong biểu thị tỷ lệ tích lũy. Chú ý ghi rõ tỷ lệ tích lũy tại điểm gấp khúc.

– Bước 7: Nhập các mục cần thiết.

Ngoài việc nhập tổng số vụ N=134 thì các điều kiện khác như thông tin về dữ liệu (vị trí, thời gian) cũng cần được ghi đầy đủ. Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên, chúng ta có thể nhận ra ngay vấn đề chính sẽ nằm ở hai yếu tố chiếm tỷ lệ tích lũy cao nhất.

3. Biểu đồ Pareto cho chúng ta biết điều gì?

Nếu dùng biểu đồ Pareto, chúng ta có thể chia vấn đề đã xảy ra thành từng nhóm bằng cách phân tầng. Ngoài ra, với việc nắm bắt được vấn đề chính thì chúng ta cũng có thể dự đoán được hiệu quả giải quyết vấn đề. Có nghĩa là việc sử dụng linh hoạt biểu đồ Pareto sẽ giúp chúng ta có thể làm sáng tỏ nhiều vấn đề. Hãy cùng tìm hiểu cách bó gọn vấn đề thông qua biểu đồ Pareto Tại một doanh nghiệp vấn đề vứt bỏ 100 tờ giấy A4 đã bị sử dụng lãng phí, được nêu ra. Và người ta đã vẽ biểu đồ Pareto trong 3 trường hợp khác nhau để tìm ra vấn đề.

– Phân tầng theo người sử dụng: Đầu tiên, người ta phân tầng theo những người đã copy, rồi vẽ thành biểu đồ thì sẽ thấy ngay Duy và Cường chiếm tới 57%.

– Phân tầng theo địa điểm copy: Tiếp theo, người ta sẽ hỏi xem 6 người này đã từng copy ở đâu thì biết ngay Cường và Duy sử dụng máy copy tại phòng phát triển sản phẩm, Côn và Việt sử dụng máy copy tại phòng kinh doanh, Trung và Linh sử dụng máy copy tại phòng kỹ thuật. Với những dữ liệu này nếu thử vẽ biểu đồ Pareto thì sẽ thấy ngay lượng giấy bị hỏng tại phòng phát triển sản phẩm là nhiều nhất, chiếm 57%.

– Phân tầng theo các dạng lỗi khi copy: Cuối cùng, nếu thử chia 100 tờ copy hỏng theo từng loại lỗi khác nhau như: mực đậm, mực nhạt, bị bẩn, sai vị trí, sai kích thước, kẹt giấy và vẽ biểu đồ thì chúng ta có thể thấy ngay được số lượng lỗi nhiều nhất là “mực đậm” và “mực nhạt”, chiếm tới hơn một nửa trên tổng số. Từ ba biểu đồ này, chúng ta có thể kết luận rằng vấn đề lãng phí giấy copy lần này “có thể do chiếc máy copy tại phòng phát triển sản phẩm có vấn đề” hay “tính năng điều chỉnh độ đậm nhạt của chiếc máy này có vấn đề”.

4. Những lưu ý khi sử dụng biểu đồ Pareto

Khi sử dụng biểu đồ Pareto, cần thiết phải chú ý tới những trường hợp, vấn đề sau khi được triển khai qua các giai đoạn thì không còn là vấn đề chính nữa (làm sai lệch vấn đề). Ngoài ra, không ít trường hợp, dữ liệu đã thu thập bao gồm cả những dữ liệu không cần thiết dẫn đến khó nắm bắt được vấn đề.

– Cần xác nhận rõ tính quan trọng của vấn đề sau nhiều bước triển khai: Việc sử dụng biểu đồ Pareto giúp chúng ta chú trọng được đúng trọng tâm của vấn đề. Mặc dù vậy, nếu triển khai biểu đồ qua quá nhiều giai đoạn sẽ dẫn tới việc vấn đề chính đã nêu ra lại trở thành một vấn đề nhỏ. Chính vì vậy, nhất thiết phải xác nhận lại mức độ quan trọng và tỷ lệ phần trăm vấn đề cuối cùng được nêu ra còn được bao nhiêu so với vấn đề ban đầu. Có nghĩa là, thông thường khi sử dụng biểu đồ Pareto để tìm ra vấn đề chính, người ta thường mong đợi sẽ nhìn ra vấn đề sau lần triển khai thứ hai. Việc này nhằm mục đích tránh không làm sai lệch vấn đề hoặc “làm loãng” vấn đề. Ngoài ra, nếu qua hai lần triển khai mà vẫn chưa tìm ra vấn đề thì bạn nên thay đổi cách phân tầng và xem xét lại.

– Tổng giá trị nên là dữ liệu được lấy đồng nhất: Đối với các trường hợp vẽ biểu đồ Pareto thì dữ liệu càng nhiều sẽ giúp chúng ta có thể phân tích chính xác vấn đề. Tuy nhiên, không ít trường hợp do dữ liệu quá ít (số sự cố, số vụ tai nạn trong 1 năm…) nên người ta đã tổng hợp dữ liệu của cả 2 năm rồi vẽ biểu đồ. Thường thì trong một doanh nghiệp, qua mỗi năm hay có rất nhiều thay đổi. Ví dụ như sự thay đổi trạng thái trong các công đoạn sản xuất, thay đổi về con người, thay đổi về môi trường trong và ngoài công ty. Chính vì vậy, nếu gom cả dữ liệu của 2 năm liên tiếp để vẽ biểu đồ thì khả năng sẽ không thể hiện được chính xác hiện trạng của doanh nghiệp. Chia dữ liệu theo từng năm một sẽ giúp chúng ta có thể hạn chế được sai lệch so với thực tế. Mặc dù vậy, trong một năm cũng không phải là không có những thay đổi bên trong doanh nghiệp, nếu có những thay đổi lớn thì không nên dùng dữ liệu này để vẽ biểu đồ Pareto. Dữ liệu được sử dụng trong cùng một biểu đồ nên được thu thập trong cùng một môi trường đồng nhất.

5. Xác nhận hiệu quả khi sử dụng biểu đồ Pareto

Chỉ cần xếp biểu đồ Pareto trước và sau khi kaizen cạnh nhau chúng ta sẽ thấy ngay được hiệu quả giải quyết vấn đề. Khi thứ tự sắp xếp là không đổi từ trái qua phải và độ lớn giảm dần thì chúng ta có thể thấy yếu tố chiếm tỉ lệ lớn nhất sẽ đứng ở vị trí bao nhiêu sau kaizen. Hơn nữa nếu chúng ta vẽ đường mục tiêu thì nó sẽ cho biết chúng ta đã thực hiện được bao nhiêu so với mục tiêu đề ra. Vì thế đừng quên so sánh trước khi đánh giá hiệu quả đã đạt được.

6. Những điểm cần lưu ý để tạo được biểu đồ chính xác

Để có thể tạo chính xác biểu đồ Pareto mà người khác có thể hiểu được thì chúng ta nên lưu ý những điểm sau:

– Không lược bỏ danh mục và vẽ chính xác tỷ lệ

– Điền đầy đủ lịch sử lấy dữ liệu ở phía trên biểu đồ

– Điền số lượng tổng hợp (ví dụ N=100) phía trong biểu đồ

– Vẽ đầy đủ đường gấp khúc, đổi mầu đối với danh mục cần nhấn mạnh (chiếm tỷ lệ lớn)

– Nên ghi chú những điều đã hiểu được thông qua biểu đồ Biểu đồ sẽ chẳng còn ý nghĩa nếu bản thân nó thiếu thông tin, hay khó hiểu đối với người đọc.

Vì vậy, hãy tạo ra một chiếc biểu đồ có thể truyền tải được thông điệp mà bạn muốn nói với người khác.