“Quy tắc” sẽ không có ý nghĩa gì nếu quy tắc đó không được tuân thủ. Toyota có hệ thống và thói quen để thực hiện những quy tắc đã được đặt ra.

Quá nửa vấn đề phát sinh hiện tại là những vấn đề đã từng phát sinh trong quá khứ. Tại Toyota, khi phát sinh vấn đề, họ sẽ có biện pháp kaizen không để vấn đề tái phát. Tuy nhiên, vẫn có những vấn đề không tránh được sự tái phát.

Khi tìm kiếm nguyên nhân dẫn đến tái phát sinh vấn đề, phần lớn các trường hợp đi đến kết luận nguyên nhân là do “đã không làm việc cần phải làm”. Có nghĩa là do đã không tuân thủ quy tắc (tiêu chuẩn) đã được đặt ra.

Chuyên gia đào tạo Takuo Oumi có nói: “Nếu chỉ đưa ra quy tắc thì không có ý nghĩa gì. Chúng ta cần phải có hoạt động chống phong hoá”.

“Trước đây, tại bộ phận của tôi nhiều vấn đề thường xuyên tái phát. Cấp trên của tôi lúc bấy giờ đã khởi xướng “hoạt động chống phong hoá”, qua đó cả bộ phận triệt để tuân thủ các tiêu chuẩn đã được vạch ra. Quản lý thường xuyên xuống công xưởng kiểm tra tình hình như một thói quen. Kết quả là tỉ lệ sản phẩm lỗi ở các công đoạn quan trọng đã giảm mạnh.”

Trụ cột của hoạt động chống phong hoá là 2 điểm sau:

1. Kiểm tra thường ngày

2. Kiểm tra định kì

Kiểm tra thường ngày là hoạt động kiểm tra hàng ngày bởi những người tiếp xúc trực tiếp với công việc như trưởng nhóm hay tổ trưởng.

Mặt khác, kiểm tra định kì là hoạt động kiểm tra mức độ tuân thủ của tiêu chuẩn tại công xưởng theo một khoảng thời gian nhất dịnh ví dụ mỗi tuần một lần, và được thực hiện bởi xưởng trưởng hay trưởng phòng. Do mọi người không được báo trước công đoạn nào sẽ bị kiểm tra, nên hàng ngày tất cả luôn làm việc với thái độ nghiêm túc sẵn sàng cho bất kỳ cuộc kiểm tra nào.

Phần lớn nguyên nhân tái phát vấn đề là do tiêu chuẩn không được tuân thủ chứ không phải do nội dung bản tiêu chuẩn hay cách truyền đạt bản tiêu chuẩn tới những người liên quan không tốt.

Bản tiêu chuẩn được thực hiện triệt để tới mức nào, phụ thuộc vào nỗ lực và thái độ của người quản lý.

_______________________________

Tham khảo: Thói Quen Của Toyota – Nghệ Thuật Nâng Cao Năng Suất Công Việc

Chi tiết: https://bit.ly/3AWWAFv