Trong môi trường sản xuất hiện đại, nếu hệ thống hỗ trợ quản lý sản xuất (bao gồm tổ chức, hệ thống, quy trình, và chế độ) kém chất lượng, nó sẽ cản trở năng suất của hiện trường sản xuất. Do đó, việc cải thiện những vấn đề này là một điều kiện tiên quyết. Các vấn đề tiềm ẩn trong hệ thống quản lý sản xuất gây trở ngại và mục tiêu cải thiện chính bao gồm: nguyên nhân gián đoạn công việc, nguyên nhân thiết bị không hoạt động và nguyên nhân tồn đọng sản phẩm giữa các công đoạn.
1. Bản chất của các vấn đề tiềm ẩn trong hệ thống quản lý sản xuất
Hệ thống quản lý sản xuất (tổ chức, hệ thống, quy trình, chế độ) được thiết lập nhằm hỗ trợ hoạt động sản xuất, bao gồm các hệ thống như kế hoạch sản xuất, điều phối giữa các công đoạn, cung cấp vật liệu, lưu thông nội bộ nhà máy, lập kế hoạch và chỉ thị công việc, năng lực kỹ thuật, quản lý chất lượng, sản phẩm trong kho, vận chuyển đóng gói, và bảo trì thiết bị máy móc.
Hệ thống quản lý sản xuất thường không được xem xét lại trừ khi có áp lực rất lớn từ hiện trường. Khi hệ thống quản lý có vấn đề, nó sẽ cản trở nghiêm trọng năng suất của hiện trường sản xuất, và vì thế, chúng ta cần phải xem xét hệ thông thường xuyên và đưa ra các ý tưởng kaizen.
2. Cải thiện từ nguyên nhân gián đoạn công việc
Gián đoạn công việc xảy ra khi người vận hành đang làm việc nhưng buộc phải dừng lại. Việc cải thiện nên bắt đầu từ việc giải quyết các lý do lớn dẫn đến gián đoạn, chẳng hạn như thời gian chờ đợi lớn gây ra bởi việc áp dụng hệ thống quản lý năng suất đã đề cập trong các phần trước.
Có ba loại nguyên nhân gián đoạn công việc chính:
2.1. Vấn đề từ chỉ thị sản xuất
Đây là sự gián đoạn xảy ra khi người vận hành đang chờ đợi các chỉ thị mới từ lãnh đạo hiện trường, hoặc do sự thay đổi và sửa chữa các chỉ thị hiện có. Cần phải xem xét cải thiện kế hoạch và cơ chế chỉ thị. Trong các nguyên nhân chi tiết hơn, gián đoạn có thể xảy ra do chờ đợi chỉ thị từ lãnh đạo hoặc đốc công, hay chờ đợi kết quả đo lường, kiểm tra.
2.2. Vấn đề từ nguyên vật liệu và linh kiện
Gián đoạn xảy ra khi nguyên vật liệu hoặc linh kiện không có sẵn hoặc không đến được tay người vận hành, buộc họ phải dừng công việc. Cần xem xét cải thiện các cấu trúc liên quan đến điều phối vật liệu, tồn kho, và cung ứng. Cụ thể, các vấn đề này bao gồm: chờ đợi vật liệu/linh kiện do thiếu hụt, chờ đợi việc vận chuyển nguyên vật liệu.
2.3. Vấn đề về thiết bị
Gián đoạn xảy ra do sự cố, điều chỉnh, thiếu dầu bôi trơn, hoặc các vấn đề trong việc cung cấp và vận chuyển máy móc. Các vấn đề cụ thể liên quan đến máy móc bao gồm: chờ đợi kỹ sư bảo trì hoặc chờ đợi điều chỉnh thiết bị, dụng cụ.
Ngoài ba nguyên nhân chính trên, gián đoạn công việc còn bao gồm các yếu tố khác như vấn đề công cụ/dụng cụ (như chờ đợi công cụ, thiết bị đo lường), vấn đề kỹ thuật (như chờ đợi hướng dẫn, điều chỉnh), vấn đề nhân viên (như vắng mặt của người vận hành, nghỉ làm với lý do cá nhân), và các vấn đề liên quan đến cách sắp xếp nhân sự (như chờ đợi sự sắp xếp của tổ đội hoặc chờ đợi công việc tiếp theo).
3. Cải thiện từ nguyên nhân thiết bị không hoạt động
Nguyên nhân không hoạt động của thiết bị là những lý do khiến máy móc ngừng hoạt động ngoài thời gian dự kiến cho công việc.
Cải thiện thời gian không hoạt động của máy móc tập trung vào những khía cạnh mà máy móc không hoạt động do các nguyên nhân nằm ngoài phạm vi kế hoạch dự kiến sẽ giúp nâng cao tỷ lệ vận hành máy.
3.1. Các loại nguyên nhân không hoạt động và giải pháp
| Tên Nguyên Nhân | Ví Dụ Về Nguyên Nhân | Hướng Cải Thiện |
|---|---|---|
| Sự cố Máy móc | Hư hỏng thiết bị, máy móc xuống cấp, bảo trì theo kế hoạch, sự cố chất lượng | Cải thiện phòng ngừa hư hỏng, cải thiện bảo trì thiết bị |
| Vấn đề Vật liệu/Linh kiện | Chờ đợi thay đổi vật liệu, linh kiện không đến | Cải thiện phương pháp cung cấp vật liệu |
| Chuẩn bị/Thay đổi | Chuẩn bị trước khi khởi động, thay đổi khuôn, jig | Cải thiện phương pháp thay đổi sản phẩm, jig |
| Điều chỉnh | Điều chỉnh hoặc thử nghiệm | Cải thiện phương pháp thử nghiệm, điều chỉnh |
| Thiếu nhân lực | Không có người vận hành, hoặc nghỉ giải lao | Cải thiện phương pháp điều phối người vận hành |
| Chờ lãnh đạo | Chờ đợi chỉ thị từ lãnh đạo | Cải thiện phương pháp chỉ thị công việc |
| Tồn đọng sản phẩm công đoạn | Đọng lại thành phẩm, đọng lại bán thành phẩm | Cải thiện phương pháp cân bằng chuyền |
| Khác | Các nguyên nhân khác | Cải thiện phương pháp quản lý các nguyên nhân khác |
3.2. Chi tiết cải chiện vấn đề thiết bị không hoạt động
Để cải thiện vấn đề thiết bị không hoạt động, cần tập trung vào việc giảm thiểu thời gian chờ đợi phát sinh do:
- Vấn đề Vật liệu/Linh kiện: Nếu thiếu vật liệu, có thể cải thiện bằng cách sử dụng vật liệu thay thế hoặc cải thiện lượng tồn kho an toàn.
- Vấn đề Chuẩn bị/Thay đổi: Cải thiện yếu tố này bằng cách rút ngắn thời gian chuẩn bị và thay đổi, đồng thời cải thiện việc điều phối vật liệu.
- Vấn đề Điều chỉnh: Khi cần điều chỉnh thiết bị, cần cải thiện yếu tố này bằng cách nâng cao trình độ kỹ năng của người vận hành để họ tự điều chỉnh được, hoặc cải thiện tiêu chuẩn hóa.
Cần lưu ý rằng các nguyên nhân gây ra việc thiết bị không hoạt động có thể bị nhầm lẫn với nguyên nhân gây gián đoạn công việc, nhưng chúng thường được phân loại dựa trên việc có thể nhìn thấy sự gián đoạn máy móc hay không. Việc xác định thời gian không hoạt động này là rất quan trọng để hiểu được thời gian dư thừa trong hoạt động sản xuất.
4. Cải thiện từ nguyên nhân tồn đọng sản phẩm giữa các công đoạn
Tồn đọng sản phẩm giữa các công đoạn là tình trạng vật liệu đang được chế tạo không được sử dụng ngay lập tức mà bị tồn đọng lại.
Việc cải thiện cấu trúc này được chia thành ba nguyên nhân chính, thường xuất phát từ việc thiếu các tiêu chuẩn và quy tắc.
4.1. Vấn đề thiết kế quy trình vận hành
Đây là sự tồn đọng do thiếu các quy tắc tiêu chuẩn hóa về cách vận hành quy trình hoặc do hướng dẫn sản xuất không rõ ràng. Ví dụ bao gồm: việc chuẩn bị thiết bị hoặc jig không được xem xét trong thiết kế quy trình, dẫn đến sự đọng lại không cần thiết.
4.2. Vấn đề khối lượng công việc, gia công ngoài
Đây là sự tồn đọng do gián đoạn đột ngột từ bên ngoài (ví dụ: thiên tai, sự cố hệ thống), hoặc do mất cân bằng khối lượng công việc giữa các công đoạn bên trong nhà máy. Trong tình huống mất cân bằng khối lượng công việc, cần phải tiến hành cân bằng năng lực sản xuất giữa các công đoạn để ngăn chặn sự tồn đọng.
4.3. Vấn đề kỹ thuật, kỹ năng
Đây là sự đọng lại do chờ đợi chạy thử, chờ đợi chỉ thị công việc, hoặc do các vấn đề về bố trí (layout) và vận chuyển. Ví dụ bao gồm: các nguyên nhân liên quan đến kỹ thuật không được xử lý kịp thời, gây ra sự đọng lại cần thiết để tiến hành thử nghiệm, điều chỉnh.
4.4. Cải thiện vấn đề tồn đọng sản phẩm giữa các công đoạn
Để cải thiện các vấn đề đọng lại giữa các công đoạn, cần tập trung vào việc cải thiện bốn cấu trúc chính:
| Tên Cấu Trúc | Ví Dụ Về Nguyên Nhân Đọng Lại | Hướng Cải Thiện |
|---|---|---|
| Cấu trúc Tải trọng | Khối lượng công việc quá mức, mất cân bằng tải | Cải thiện phương pháp cân bằng chuyền |
| Cấu trúc Vận chuyển/Bố trí | Chuyển hàng không đồng bộ, bố trí kém | Cải thiện layout bố trí, phương pháp vận chuyển |
| Cấu trúc Giao hàng | Không giao hàng kịp thời do thời gian chờ đợi | Cải thiện phương pháp phân phối hàng tồn kho |
| Cấu trúc Kiểm tra | Chờ đợi kiểm tra chất lượng, kiểm tra bán thành phẩm | Cải thiện phương pháp kiểm tra nội bộ |
Việc cải thiện vấn đề tồn đọng sản phẩm giữa các công đoạn yêu cầu giải quyết các vấn đề về chuẩn hóa quy trình. Nếu các vấn đề liên quan đến xây dựng quy trình sản xuất (như thiết kế không phù hợp với dây chuyền hoặc bố cục nhà máy) chưa được cải thiện, svấn đề tồn đọng sản phẩm giữa các công đoạn sẽ tiếp tục xảy ra.
Tóm lại, việc cải thiện các vấn đề tiềm ẩn trong hệ thống quản lý sản xuất đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện, tập trung vào việc giảm thiểu ba loại gián đoạn chính: gián đoạn công việc, thiết bị không hoạt động và tồn đọng sản phẩm giữa các công đoạn. Bằng cách phân tích chi tiết nguyên nhân (từ chỉ thị, vật liệu, đến máy móc và nhân lực) và thiết lập lại các hệ thống (tổ chức, quy trình, chế độ) hỗ trợ, doanh nghiệp có thể loại bỏ các rào cản cản trở năng suất và đạt được hiệu quả sản xuất cao hơn.
