Trong bản tiêu chuẩn của Toyota, 3 mục chính sau sẽ được trình bày:

1-Trình tự (thứ tự công việc)

2-Điểm mấu chốt (điểm mấu chốt chi phối sự thành công hay thất bại của công việc)

3-Lý do của điểm mấu chốt (căn cứ hay bối cảnh chỉ ra tại sao lại có những điểm mấu chốt như vậy)

Điểm mấu chốt có bao gồm yếu tố trực giác hay bí quyết để làm công việc dễ dàng hơn, hoặc để chắc chắn thành công. Tại nơi sản xuất, điểm mấu chốt còn được gọi là bí quyết.

Một bản tiêu chuẩn tốt là bản tiêu chuẩn có ghi điểm mấu chốt và lý do cần của những điểm mấu chốt đó. 

Ví dụ đối với trình tự lắp ống ga, có thao tác “đẩy mạnh ống vào”.

Điểm mấu chốt của thao tác này là “vừa xoay vừa đẩy ống vào tới cách mép 5mm”. Lý do của điểm mấu chốt này là “để ngăn rò rỉ ga”.

Khi khoảng cách từ mép tới kẹp ống được tiêu chuẩn hoá là 5mm thì người công nhân không còn làm việc theo cảm tính mà sẽ làm việc theo chuẩn chung, từ đó giúp không làm phát sinh rò rỉ ga. Nếu hiểu được lý do thực hiện điểm mấu chốt, người nhân công sẽ tâm phục khẩu phục thực hiện những quy chuẩn đã được đặt ra.

Thêm nữa, bản tiêu chuẩn cần phải được viết sao cho bất cứ ai cũng có thể hiểu. Cho dù có viết chi tiết thế nào đi chăng nữa, mà có người hiểu, người không hiểu thì việc triển khai sau đó sẽ gặp nhiều khó khăn.

Điểm mấu chốt nên được trình bày rõ ràng, mạch lạc dưới dạng văn bản kết hợp với việc dùng hình vẽ minh hoạ. Công xưởng là nơi dây chuyền vận hành, không phải là nơi để đọc kỹ bản tiêu chuẩn, do đó, khi xây dựng bản tiêu chuẩn cần để tâm đến hình thức để trong thời gian ngắn ai cũng có thể hiểu được nội dung cần truyền tải.

Chuyên gia đào tạo Yoshiya Ogura cho biết:

“Công thức nấu ăn có thể xem là một dạng của bản tiêu chuẩn. Trước đây, công thức nấu ăn chỉ được trình bày bằng chữ, vậy nên tuỳ người chế biến mà chất lượng món ăn có sự khác biệt rõ rệt. Gần đây, công thức nấu ăn sử dụng nhiều hình ảnh, cách trình bày dễ hiểu hơn. Trên mạng internet có những video dạy nấu ăn được tải lên, bất kì ai cũng có thể dễ dàng nấu ăn ngon dựa trên những nguồn tài liệu hướng dẫn đó. Bản tiêu chuẩn cũng tương tự. Một bản tiêu chuẩn tốt là bản tiêu chuẩn mà bất cứ ai cũng có thể làm công việc với trình độ như nhau khi dựa vào đó. Một bản tiêu chuẩn như vậy sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc.

Khi xây dựng bản tiêu chuẩn, có thể làm đậm hay tô màu những vị trí quan trọng. Những nội dung khó truyền đạt bằng văn bản, có thể thay thế bằng phim ảnh hoặc hình minh hoạ. Tuỳ từng trường hợp, cũng có thể quay lại quá trình thao tác để có thể xem lại bất cứ lúc nào.

Tham khảo: Thói Quen Của Toyota – Nghệ Thuật Nâng Cao Năng Suất Công Việc

Chi tiết: https://bit.ly/3AWWAFv